Lägg till personal

För att Timetjek ska fungerar behöver du lägga in din personal. Denna artikel förklarar hur du lägger in din personal i Timetjek och vilken information som är obligatorisk.

För att lägga till personal i Timetjek klickar du på ikonen Personal i den blå huvudmenyn till vänster. Nu är du inne på underfliken Aktiv personal. Gå sedan till knappen Lägg till, som du hittar längst till höger. 

Här kan du välja mellan att lägga till personal med begränsad information för att snabbt komma igång i systemet (Enkel) eller lägga till personal med fullständig information om lön- och anställningsvillkor (Fullständig). 

Det fungerar bra att börja med att lägga till personal med begränsad information och använda systemet. Resterande uppgifter kan du alltid komplettera med senare.

Lägg till personal (Enkel)

Här fyller du endast i följande obligatoriska uppgifter:

1. Typ av personal (Anställd, Praktikant eller Konsult).

2. Personuppgifter (Förnamn, Efternamn, Personnummer och Epost).

Slutför sedan genom att klicka på Skapa uppe till höger.

Varje gång personal läggs till i Timetjek får de ett epost-meddelande innehållande kontouppgifter till personalsidan i Timetjek. Personalsidan nås via adressen: https://user.timetjek.com och fungerar både i mobiltelefon/surfplatta samt webbläsare på datorn.

När personal har loggat in på sin personalsida kan de både ändra lösenord och lägga till kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer eller bankuppgifter. Detta för att spara tid för dig som administratör.

Det går även bra att lägga till personal direkt från Stämpelklockan. Mer information om detta finns i artikeln Installera Stämpelklockan.

Lägg till personal (Fullständig)

Steg 1. Typ av personal

Ny anställd: Välj ny anställd om personen i fråga inte arbetat på din arbetsplats tidigare.

Befintlig anställd: Välj befintlig anställd om personen i fråga arbetar på din arbetsplats sedan tidigare, men är ny i Timetjek.

Praktikant: Välj praktikant om personen ej ska få utbetalt någon lön via Timetjek. Vid val av praktikant behövs endast personuppgifter.

Konsult: Konsult skiljer sig endast från praktikant genom namnet. Välj konsult om personen är en konsult och endast ska registrera timmar.

Välja arbetsplats och grupp

Välj vilken arbetsplats och grupp som personalen ska tillhöra. Du kan välja en eller flera arbetsplatser som personen ska tillhöra och registrera arbetstider till. 

Har du endast en arbetsplats kommer den anställde automatiskt tillhöra företaget som arbetsplats.

Steg 2. Anställningsform

I lagen finns det tre anställningsformer: Tillsvidareanställning (fast), Tidsbegränsad anställning och Provanställning.

Ett missförstånd som ofta förekommer på arbetsplatser är gällande begreppet ”timanställd”. Den egentliga beteckningen är Anställning för enstaka dagar eller Oregelbundet arbete.

Tillsvidareanställning

Tillsvidareanställning innebär att man är anställd tills vidare fram till dess att en uppsägning sker. Arbetstiden kan variera vid en tillsvidareanställning. Man kan vara tillsvidareanställd på heltid eller på vald deltid. I Timetjek väljer du själv om arbetstiden är heltid eller deltid.

Tillträdesdagen- den dag då första arbetsdagen infaller. Detta datum har betydelse för semesterlönen, eftersom man vid beräkningen av semesterlönens storlek tar hänsyn till antalet anställningsdagar.

Uppsägningstid- den tid som en person är kvar i anställning efter att en uppsägning har skett. I Timetjek skriver ni in det antal månaders uppsägningstid som råder på er arbetsplats i fritext.

Tidsbegränsad anställning

Tidsbegränsad anställning är en anställning som upphör efter en viss tid. Här finns ett antal val kopplat till Tidsbegränsad anställning;

Allmän visstidsanställning- en tidsbegränsad anställning under önskad tid. I Timetjek väljer du när anställningen ska påbörjas och avslutas.

Särskild visstidsanställning- är sedan 1/10 -22 den gällande formen av vad som tidigare hette Allmän visstidsanställning. 

Vikariat- används ofta när en ny anställd backar upp en befintlig anställd som har semester eller annan tjänstledighet. Valet vikariat fungerar på liknande vis som särskild visstidsanställning.

Icke tidsbestämt vikariat- fungerar i systemet likt anställningsformen Vikariat.

Säsongsarbetare- används när arbetstagaren är anställd under en säsong som har betydelse för arbetsplatsens karaktär.

Arbetstagare efter 67- används när en arbetstagare är äldre än 67 år. Vid denna ålder har man rätt till allmän pension, men önskar man fortfarande arbeta kan man avtala om tidsbegränsad anställning.

Provanställning

Provanställning har till syfte att arbetsgivare ska kunna prova på att anställa en person utan skyldigheter att behålla denne om det inte fungerar. En provanställning får pågå som mest 6 månader. Således är avtalat slutdatum obligatoriskt i Timetjek, precis som vid en tidsbegränsad anställning. Timetjek varnar om anställningen inte ändras efter avtalat slutdatum, för att inte missa detta.

Anställning för enstaka dagar

Anställning för enstaka dagar är till för den personal som inte jobbar efter fast schema utan arbetar endast vid behov. Arbetsgivaren är inte skyldig att ge arbetspass till sin arbetstagare, utan ger endast arbetspass vid behov i verksamheten. Detta medför att arbetstagaren endast är ”anställd” under de timmar som den arbetar. Motvillkoret är att arbetstagaren inte är skyldig att acceptera arbete när arbetsgivare efterfrågar det.

Eftersom man endast är anställd under de timmar man arbetar kan man ej tjäna in några semesterdagar. Istället ska man erhålla semesterersättning för sin arbetstid.

Steg 3. Personuppgifter 

Tredje steget i att lägga till personal i Timetjek rör persondata. Här lägger du in aktuella personuppgifter.

Viktigt att känna till är att under fältet Övrigt lämnas plats för dig att själv kunna skriva in exempelvis avtalsregler som du vill ska gälla på din arbetsplats och som ska stå med i anställningsavtalet.

Steg 4. Löndata

Här bestämmer du vilka löneuppgifter som gäller för den anställda.

Detta steg ser olika ut beroende på om anställningen gäller en Ny anställd eller Befintlig anställd. Vid val av befintlig anställd kommer Timetjek att efterfråga ackumulerad bruttolön, ackumulerad skatt och ackumulerad skatteförmån. Ackumulerade siffror visas på arbetstagarens lönesedlar och gör det möjligt för löntagaren att t.ex. uppvisa för banken att den har haft inkomst under året.

När du väljer skattesatsen kan du välja mellan att skatta enligt en vald procentandel eller enligt tabell. Enligt Skatteverket ska du välja att skatta enligt en vald procentandel om du inte är den huvudsakliga arbetsgivaren till den anställde. Ifall du är den huvudsakliga arbetsgivaren, alltså den arbetsgivare som den anställde får sin huvudsakliga lön ifrån, ska du skatta enligt skattetabell. En skattetabell är något som den anställde har skyldighet att lämna till sin arbetsgivare. Den anställde hämtar sin skattetabell hos Skatteverket.

Redovisningstyp avser om den anställda ska definieras som Kollektivanställd, Tjänsteman eller Företagsledare i er redovisning. Beroende på val kommer detta särskiljas i bokföringsunderlaget.

Innan kallades kollektivanställda för arbetare, men har idag ändrats till namnet Kollektivanställd. Ett vanligt missförstånd är att kollektivanställd automatiskt skulle betyda att man är ansluten till ett kollektivavtal, men detta stämmer ej. Om den anställda är en arbetare och inte tjänsteman, ska du välja Kollektivanställd även om ni ej är anslutna till ett kollektivavtal.

Genom att lägga till bankuppgifter på personal i Timetjek kan du betala samtliga löner via Timetjeks lönefunktion. Bestäm slutligen om den anställde ska erhålla OB-tillägg eller Växa-stöd.

Steg 5. Semester

Sista steget är att bestämma personalens semesterlön.

Semesterdagar

Erhåller den anställda semesterdagar med semesterlön ska du välja valet Semesterdagar. 

Semesterdagarnas värde beräknas i sin tur genom två olika semesterregler: Procentregeln eller Sammalöneregeln.

- Procentregeln ska du använda om den anställda får mer än 10% av sin lön i rörliga lönedelar (t.ex. provision, OB, tantiem). Med procentegeln baseras semesterlönen på hela årets intjänade bruttolön istället för per månad.

- Sammalöneregeln ska du använda om den anställda får mindre än 10% av sin lön i rörliga lönedelar. Denna regel lämpar sig bäst för när den anställde har ungefär samma storlek på sin lön varje månad. Den anställdes semesterlön baseras på månadslönen plus ett semestertillägg för varje semesterdag.

Observera att om du ställt in att ni följer ett kollektivavtal i Timetjek under Inställningar, kommer somliga semesterregler låsas. Exempel på detta är minimidaglön för semesterdagar. Oavsett semesterregel efterfrågar Timetjek semestervärden för aktuellt Semesterår och semestervärden för aktuellt Intjänandeår.

Semesterår- fyll i den semester som den anställda redan har tjänat in, t.ex. antalet semesterdagar och vad dessa är värda. Har den anställda ej tjänat in något, låter du ”0” stå som värde.

Intjänandeår- fyll i de semestergrundande värden som den anställda har tjänat in och håller på att tjäna in till nästa semesterår. Är den anställda nyanställd behöver du endast definiera startdatum för intjäning.

Observera att ett semesterår eller intjäningsår har ett brutet år enligt Semesterlagen. Ett semesterår gäller från 1 april till 31 mars.

Semestersättning- används för att ge ekonomisk ersättning istället för semesterdagar. I Timetjek kan du välja om semesterersättning ska betalas ut månadsvis eller ackumuleras från varje löneperiod och istället betalas ut i en klumpsumma manuellt.

Procentsatsen för semestersättning definieras under Inställningar > Semesterlön.

Ingen semester- erhåller den anställde varken semesterdagar med semesterlön eller semesterersättning väljer du Ingen semester. Det går bra att välja detta om du för stunden ej har alla semestervärden som Timetjek efterfrågar. Du kan alltid lägga in detta senare under Personal > Inställningar > Semester.                   

Avslutningsvis klickar du på Spara för att lägga till personal.