Skapa och betala löner till anställda

När en löneperiod når sitt slut är det dags att skapa lönesedlar och godkänna de löner som ska betalas ut till personalen. Denna artikel förklarar hur du går tillväga i Timetjek och vad som är bra att tänka på.

Skapa löner

För att skapa löner till anställda klickar du på ikonen Lön som finns i den blå menyn till vänster. Här hamnar du på underfliken Löner. För att skapa nya löner, väljer du först vilken utbetalningsmånad du vill skapa löner för. Därefter klickar du på Skapa lönesedlar och bekräfta genom att klicka på Skapa.

Vid skapande av lönesedlar kommer Timetjek först att skapa preliminära lönesedlar för samtliga i personalen inkluderat alla händelser som registrerats, som Tidsregistreringar, Frånvaro, Förmåner, Avdrag/Tillägg, Semester och OB.

Preliminära lönesedlar kan bara ses av administratören och syns med ett upplåst-tecken längst till höger i tabellen. Personalen ser lönesedlarna först när de är godkända och perioden är låst.

Ett fel har uppstått!

Ibland kan Timetjek inte skapa en lönesedel till personal och då visas en röd text med Fel uppstod under Lönesedel i tabellen. Genom att klicka på Fel uppstod får du reda på vad felet avser. Vanligtvis är det en tidsregistrering som saknar sluttid eller att fullständig information saknas på anställningen. När du klickar på Fel uppstod kommer Timetjek guida dig till att rätta felet.

Kom igång att när du rättat felet måste en ny lönesedel skapas för att få bort meddelandet felmeddelandet. Klicka åter på Skapa lönesedlar och välj då den personen.

Visa lönesedel

Genom att klicka på Visa i tabellen kan du se skapad lönesedel för den valda personen. Vill du istället spara lönesedeln som PDF, klickar du på knappen PDF.

Godkänn löner och lås löneperioden

När du har granskat alla lönesedlar och är nöjd med dessa är det dags att godkänna lönesedlar och låsa löneperioden.

För att godkänna löner klickar du på den stora gröna knappen Godkänn löner bredvid Skapa lönesedlar. En pop-up syns då med en tabell över samtliga i personalen som du skapat lönesedlar för. Välj i listan vilka personer du vill godkänna lönerna för och klicka sedan på Lås löneperiod.

Notera att när du låser en löneperiod och godkänner löner kommer en notis att skickas till de anställda och de kan se sin lönesedel på sin Personalsida. Du kan justera detta på Inställningar > Allmänt > Notiser.

Du får då en bekräftelse när du har Godkänt löner. I bekräftelsen står det att lönesedlar skickats till personalen via deras personalsida samt att Bankfil, Arbetsgivardeklaration och Bokföringsunderlag har skapats för utbetalningsmånaden.

Betala löner via Utbetalningslista eller Bankfil

En grön Betalning-knapp kommer att vara synlig när du har godkänt och låst löner för önskad utbetalningsmånad. Via den kan du exportera en Utbetalningslista i PDF eller en Bankfil.

För att kunna hämta en Bankfil behöver du först gå till Inställningar > Lön > Löneregler. Här väljer du inställningar för export till bankfil, alltså vilket format och vilket bankgiro/avtalsnummer som gäller för just er bank.

Exportera alla lönesedlar och månadsrapport

Om du vill exportera alla lönesedlar eller en månadsrapport kan du klicka på den blå knappen Exportera. Där får du upp en pop-up med följande alternativ

Alla lönebesked (PDF) – Alla lönesedlar i en och samma PDF
Alla lönebesked (XLSX) – Alla lönesedlar i en och samma XLSX
Månadsrapport (PDF) – En sammanställning av personalens löner för vald period i PDF
Månadsrapport (CSV) – En sammanställning av personalens löner för vald period i CSV
Månadsrapport (XLSX) – En sammanställning av personalens löner för vald period i XLSX

Låsa upp utbetalningsmånad?

Om du har godkänt löner och låst utbetalningsmånad, men du i efterhand märker att en lön saknas eller har blivit fel kan du låsa upp utbetalningsmånaden på nytt igen genom att klicka på Lås upp i det gröna fältet ovanför knapparna Exportera och Betalning.

När du låser upp en utbetalningsmånad, går du tillbaka till steget innan du godkände och låste löneperioden. Du kan nu göra ändringar och skapa nya lönesedlar.

Observera att lönesedlar som du tidigare har godkänt och publicerat för personal kommer att försvinna från deras personalsida när du låser upp en löneperiod. För att lönesedlar ska åter synas måste du godkänna dem och låsa löneperioden på nytt.

Resultat & Status

Längst ner på sidan Lön under fliken Löner ser du en Resultatruta och en Statusruta.

Resultat - Summeras ett preliminärt resultat för alla anställda under vald utbetalningsmånad.
Status - Loggas alla händelser som är utförda och av vilken administratör.