Inställningar Fullständig

I den här artikeln

När du som administratör i Timetjek jobbar i systemet, finns det utöver funktionerna i huvudmenyn även ett antal användbara och nödvändiga funktioner under Inställningar. I denna artikel visar vi vilka funktioner som finns där och vad de gör.

För att komma till Inställningar och alla funktioner där klickar du på "Kugghjulen" uppe i det högra hörnet, bredvid ert företagsnamn. 

Undersidor Allmänt

Översikt

När du klickat på Inställningar är den första sidan Allmänt > Översikt, som ser ut som nedan. Här visas Företagsnamn och Organisationsnummer, grundläggande Löneregler samt registrerade Arbetsplatser kopplade till företaget. Här syns respektive Arbetsplatsers Arbetsplats-ID och Lösenord, som används för att logga in på Stämpelklockan via https://clock2.timetjek.com

Företagsuppgifter

Via Inställningar > Allmänt >  Företagsuppgifter redigerar du Allmänna företagsuppgifter, laddar upp er Företagslogotyp (som kommer synas på exporterade/nedladdade filer såsom lönesedlar och avtal), fyller i om ni är Anslutna till ett kollektivavtal, om ni är anslutna till Fora samt där du kan fylla i uppgifter från Arbetsgivarintyg.nu, vilket behövs för att kunna hämta ett arbetsgivarintyg.

Kollektivavtal som finns att hitta i Timetjek idag är;

  • Visita och Hotell- och restaurangfacket, HRF "Gröna Riksavtalet"
  • Visita och Hotell- och restaurangfacket, HRF "Hängavtalet Visita"
  • Almega Tjänsteförbunden, Fastighets- och SEKO "Serviceentreprenad"

Arbetsplatser

På Inställningar > Allmänt > Arbetsplatser kan du se de nuvarande arbetsplatser som du har rättigheter att hantera. Redigera uppgifterna via den gula Redigera-knappen bredvid Arbetsplatsen du önskar redigera. 

Här kan du även lägga till fler arbetsplatser via knappen "Lägg till" uppe till höger. 

Administratörskonton

Under Inställningar > Allmänt > Administratörskonton ser du alla registrerade administratörer på företaget, vilka arbetsplatser de är kopplade till och vilka behörigheter de har för respektive arbetsplats.

Här kan du även registrera fler administratörskonton via knappen Lägg till konto uppe till höger om tabellen. När du lägger till ett nytt administratörskonto, kan du redan vid registreringen välja vilka behörigheter kontot skall ha på valda arbetsplatser. 

Notiser

På Inställningar > Allmänt > Notiser ställer du in vilka Notiser som skall vara aktiverade och ej, både gällande Administratörer och Personalen. Du kan även välja om notiser skall skickas ut till berörd persons Timetjek-sida och-/eller som E-post. Kom ihåg att klicka Spara för att eventuella ändringar skall gälla.

Undersidor Tid

Tidsregistrering

På Inställningar > Tid > Tidsregistrering kan du ändra inställningar och anpassa er Stämpelklocka och Personalliggare utifrån önskemål och arbetsplats. Se nedan bild, som visar vilka anpassningar ni kan göra härifrån. 

Tidskorrigering

På Inställningar > Tid > Tidskorrigering ges möjlighet att aktivera och anpassa en justeringsfunktion vid in- och utstämpling. Om du klickar på Aktivera uppe till höger finns det följande alternativ;

  • Manuell- personal kommer vid utstämpling ges möjlighet att korrigera sin in- och utstämplingstid. Dock begränsas justeringen till det antal minuter som väljs under Manuell korrigering. Via manuell justering kan du ändra upp till högst 30 minuter.  
  • Automatisk- personalens tider kommer vid utstämpling att justeras automatiskt enligt inställningar som du bestämmer. Du kan här välja att tiderna automatiskt justeras till Närmaste- 5 minuter, 10 minuter, kvart, halvtimme och timme. 
  • Manuell och automatisk- likt alternativet Automatisk kommer det här vid utstämpling ske en automatisk justering enligt dina inställningar. Om ni valt denna inställning kommer personal även få möjlighet att korrigera den automatiskt justerade tiden. Se förtydligande i bild nedan.

När du är nöjd med inställningarna, glöm ej att klicka på Spara uppe till höger. Dessa kan sedan stängas av när som helst via knappen Avaktivera bredvid. 

Rast

Under Inställningar > Tid > Rast kan du ställa in vad som gäller på just erat företaget avseende raster och hur detta skall registreras.

Du kan välja att slå av och på nedan;

  • Rast vid utstämpling- vid aktivering av denna kommer personalen att, efter varje utstämpling, få möjlighet att ange eventuell rast de haft under sitt arbetspass. Rasten kommer att dras av från registrerade timmar som används vid uträkning av lön. Personalen kan registrera upp till tre raster per tidsregistrering. 
  • Rast under pågående pass- vid aktivering av denna kommer en extra knapp till på stämpelklockan, där personalen kan välja att ta rast under pågående pass. När de kommer tillbaka från rasten klickar de åter på knappen för att fortsätta räkna arbetstid Denna funktion kan inte vara aktiverad samtidigt som automatiska rastavdrag. Funktionen är inte tillgänglig i mobil in- och utstämpling! 

  • Rast enligt schema- med denna funktion aktiverad kommer det vid varje utstämpling att registreras rast enligt inlagt schema. Om personen har förinlagd rast mellan 12:00 och 13:00, men checkar ut från rast 12:30, kommer det att läggas en rast enligt 12:00-12:30 istället.

    Finns det fler schemalagda pass under samma tid som tidsregistreringen, som alla har egna raster inlagda, kommer samtliga raster att registreras. 

  • Automatisk rast per arbetspass- vid aktivering kommer det vid varje utstämpling automatiskt registreras en rast enligt angiven tid. Här kan du också välja att funktionen först skall aktiveras om ett arbetspass överstiger en viss längd. 

Undersidor Schema

Schemadiff

På sidan Inställningar > Schema > Schemadiff har du möjlighet att vid aktivering specialanpassa vad som visas som schemadiff. Standard är att minsta möjliga skillnad (5 minuter) visas, men här kan du ändra upp till 30 minuter som måste skilja för att visas.

Här kan du även ställa in om en kommentar från personal är obligatorisk vid utstämpling när tidsdifferensen är för stor utifrån schemat. Du kan även bestämma inom tidsfönster vid in- och utcheckning upp till 30 minuter före instämpling samt 30 minuter efter sluttid. 

Undersidor Personal

Schema

På sidan Inställningar > Personal > Schema kan du ställa in vad personal ser på schemat. Välj om de enbart skall kunna se sina egna arbetspass eller om de kan se allas schema. 

Du kan även välja att ställa in om personalen skall kunna ge bort-, ta bort- och byta arbetspass med varandra. De skickar ut dessa via deras personalsida till varandra, men det behöver godkännas eller nekas av dig som administratör innan det läggs till/tas bort från respektive schema.

Kostavdrag

På Inställningar > Personal > Kostavdrag hittar du en funktion där du kan registrera eventuella avdrag för kostförmåner din personal kan erhålla. 

Tänk på att läsa på lite om vad Skatteverket kräver av dig som arbetsgivare, då tillhandahållande av kost från arbetsgivaren är en skattepliktig förmån och detta skall registreras på korrekt vis. Läs en kort sammanfattning om detta via knappen Vad säger lagen?. 

Har du koll på vad som gäller och vill registrera för dina anställda, gör du det här. Börja med att välja om det avser Endast lunch, Endast frukost eller Frukost och lunch. 

Bestäm därefter om det skall registreras Manuellt vid utstämpling eller Automatiskt efter bestämd arbetstid samt om det skall Appliceras på samtliga registrerade anställda. Du kan även här fylla i om det specifikt appliceras enbart Efter antal arbetstimmar och i så fall hur många timmar samt om du vill ställa in ett Förmånsvärde.

Slutligen kan du fylla i information gällande Förmån för lunch i form av hur avdrag skall göras. Alternativen är antingen Automatiskt avdrag på nettolön eller Anställd betalar kontant. 

Beroende på om du valde förmånsvärde eller ej, kan du här manuellt fylla i hur mycket som skall registreras som avdrag och hur mycket som räknas på förmånsvärdet. 

Undersidor Lön

Löneregler

Under Inställningar > Lön > Löneregler ställer du in vilka specifika löneregler du önskar gälla för ditt företag. Här kan du välja vilken er Löneperiod är, om Utbetalningsmånad skall vara samma eller månaden efter för både tim- och månadsavlönade. 

Du kan även ställa in vilket filformat du önskar på en eventuell Export till bankfil. Denna fil kan läsas in på er internetbank för utbetalning av lön till er personal.


Semesterlön

På sidan Inställningar > Lön > Semesterlön fyller du i företagets regler kring beräknande av Semesterlön.

Innan du ställer in era regler här, råder vi dig att trycka på knappen Vad säger lagen? och läsa på lite om Semesterlagen. 

Överst bestämmer du regler kring din personal som tjänar in semester enligt Procentregeln, där semesterlönen räknas till en viss procent av total intjänad lön under intjänandeåret. Här ställer du in hur stor denna andel skall vara. 

Bestäm nedan om hur Timetjek ska värdera frånvaro. 

Välj om Timetjek ska värdera den semestergrundande frånvaron efter aktuell timlön eller om snittimlön ska räknas ut.

Efter frånvaron, bestämmer du vad som gäller för din personal som tjänar in semester enligt Sammalöneregeln. 

Vanligtvis är värdet 4,6% av månadslönen och är standard som inställning i Timetjek. Utöver det tillkommer ett fast tillägg som brukar ligga på antingen 0,43% eller 0,8% av månadslönen per semesterdag. Om även ett rörligt tillägg skall betalas ut en gång om året vid rörliga lönedelar, reglerar du andelen här.  

Längst ner hittar du inställningen för hur många procent av bruttolönen som ska betalas ut som semesterersättning. Procenten som anges här avser anställda med anställning innehållande semestertyperna Semesterersättning eller Ackumulerad semesterersättning. Inga semesterdagar tjänas in för dessa semestertyper och personalen som får detta är vanligtvis timavlönade. 

Arbetstid

Sidan Inställningar > Lön > Arbetstid ger dig möjlighet att redigare vilket alternativt uträkningssätt Timetjek ska använda sig av vid uträkning av personalens lön. 

Börja med att fylla iArbetstid i timmar per månad och per vecka på arbetsplatsen gällande för heltid. Timetjek kan komma att behöva räkna om månadslöner till timlön i samband eventuella löneavdrag såsom vid VAB eller sjukfrånvaro. Välj därmed vilken av metoderna systemet skall använda sig av vid uträkning av personalens timlön. Se "Välj alternativ för uträkning av timlön" de alternativ som ges. 

Slutligen kan du längst ner ställa in om arbetstimmar ska visas på lönesedel (gäller månadsavlönade).

Bokföringskonton

Under Inställningar > Lön > Bokföringskonton ser du två separata listor, en för Standardkonton och en längre ner för Tjänstemanna-, kollektivanställda- och företagsledarkonton. Om ni har egna konton för bokföring, kan du under Eget konto manuellt fylla i dessa kontonummer kopplat till rätt artikel. 

Om du ändrar något här, glöm ej att avsluta med att klicka på Spara.

OB-tillägg

Sista fliken är Inställningar > Lön > OB-tillägg.

Här kan du skapa egna OB-kategorier, som sedan kan registreras individuellt bland din personal. På förstasidan ser du en lista med redan skapade OB-kategorier och till höger om respektive kategori kan du redigera eller ta bort den. Du kan här även via knappen Lägg till kategori skapa en ny OB-kategori anpassad utifrån dina önskemål. Se bilder nedan för detta.

Lägg till OB-kategori

Steg 1 - Namnge kategori

Börja med att namnge kategorin och klicka på knappen Lägg till

Steg 2 - Redigera kategori

När du skapat en kategori är det dags att ställa in vilka regler som gäller för specifik vald kategori. Här redigerar du tiderna för OB-tillägget på Vardagskvällar, Vardagsnätter, Lördagar, Söndagar, Röda dagar, Högtider och summan som respektive tillägg ligger på. Tillägg kan anges i antingen kronor "kr" eller "procent". 

Kom ihåg att om ett arbetspass avslutas dagen efter påbörjad tid, kryssa i rutan Påföljande dag?. 

Slutligen kan du aktivera eller avaktivera OB-tillägg för påbörjad halvtimme. 

När du är färdig med inställningarna, klicka på knappen Spara. Denna OB-kategori kommer nu kunna registreras på vald personal.

Undersidor PRO-tillägg

Sista undersidan avser Inställningar enbart för de som har Timetjek PRO.

Utebliven instämpling

På Inställningar > PRO-tillägg > Utebliven instämpling kan du ställa in regler om påminnelse vid utebliven instämpling av personal, alltså om de missat att stämpla in i tid enligt schema.  

Fliken Tidsintervall innan varning skickas bestämmer hur många minuter som får passera innan en varning skickas ut. Du kan välja mellan 10-, 20- och 30 minuter.

Fyll i hur du önskar att personalen mottager påminnelsen- via SMS, via notis i Timetjek eller via notis per e-post till administratör. 

Observera att om ni önskar skicka via SMS kräver denna funktion att ni redan köpt SMS-krediter via företagets sida Prenumeration. Kostnad per SMS är 0,59kr.  

Via Bestäm antal påminnelser går det att välja hur många påminnelser om utebliven instämpling skickas ut. Det går att skicka upp till 3 varningar.

Integrationer

Via Timetjek kan du ansluta både ES Kassasystem och kassasystemet Ancon för att hämta försäljningsdata till er Timetjek-sida. Denna data kan om så görs hittas under funktionen Ekonomi > Data. 

Du kan även ställa in så att underlag kan skickas in och bokföringen i Fortnox blir smidig direkt från Timetjek. Detta läses in via Underlag > Bokföring > Läs in till Fortnox 

Fick du svar på din fråga? Tack för din feedback Det blev ett fel när du skulle skicka din feedback. Vänligen försök igen.