Schemaläggning

Med Timetjek kan du enkelt och smidigt schemalägga all din personal. Med hjälp av smarta funktioner och en tydlig överblick sparar du mycket tid och din personal upplever att det är kontroll på arbetsplatsen. Du kan även enkelt sätta upp en dagsbudget samt följa kostnaderna för var kostnadsställe i schemavyn. Här förklarar vi hur schemaläggning funkar i Timetjek.

Så fungerar schemaläggning 

I vår schemavy kan du välja mellan att schemalägga utifrån personalen och tilldela olika grundpass för var och en av dina anställda (både i grupp och individuellt), eller utifrån era olika grundpass och i rutnätet lägga till tänkt anställd till specifikt grundpass och dag. Nedan visar vi skillnaden och hur du schemalägger utifrån respektive vy. Med knappen till vänster om Pass/Grupp/Personal kan du ställa in om du vill se personalens Tillgänglighet eller ej på de olika dagarna, inskickat via deras egna personalsidor. 

Tidsintervallen du kan välja att se schema och schemalägga för är;

• En vecka
• Två veckor
• Månad- Se en hel månad i vyn
• Anpassad- Välj själv vilket tidsintervall du vill se (från 1 dag till 8 veckor)

Schemaläggning Personalvy

Om du föredrar att schemalägga din personal individuellt, är vår Personalvy perfekt för dig. Här får du en tydlig överblick över samtliga i personalen och deras kommande grundpass under vald period. Du kan här välja att specificera vilka arbetsplatser och grupper du vill schemalägga, eller om du önskar att jobba med samtliga synliga.

Lägga till grundpass på anställd i Personalvyn

För att lägga till ett grundpass på personal, håll muspekaren på en ruta tillhörande önskad personal och dag och klicka sedan på plustecknet i rutan. Du får då möjlighet att välja ett av grundpassen som är kopplade till just den Arbetsplatsen. Klicka här på det önskade grundpasset och avsluta med knappen Välj. 

Schemaläggning Gruppvy

Om du föredrar att schemalägga din personal individuellt, men fortfarande ha koll på samtliga grupper och arbetsplatser är vår Gruppvy perfekt för dig. Här får du en överblick över samtliga grupper i respektive arbetsplats samt tillhörande personal och deras kommande grundpass under vald period. Du kan här välja att specificera vilka arbetsplatser och grupper du vill se och schemalägga i vyn, eller om du önskar att jobba med samtliga synliga, likt personalvyn.

Lägga till grundpass på anställd i Gruppvyn

Att lägga till grundpass på en anställd i Gruppvyn fungerar likadant som i Personalvyn, beskrivet ovan.

Schemaläggning Passvy

Om du föredrar att schemalägga din personal utifrån Grundpass, är vår Passvy perfekt för dig. Här visar vår överblick samtliga grundpass kopplade till respektive Arbetsplats. Du kan här välja att specificera vilka arbetsplatser du vill schemalägga, eller om du önskar att jobba med samtliga synliga.

Lägga till anställd på grundpass

För att lägga till personal på ett grundpass, håll muspekaren på en ruta tillhörande önskat grundpass och dag och klicka sedan på plustecknet. Du får då möjlighet att välja en person att tillsätta till detta grundpasset. Efter du valt anställd klicka på knappen Välj för att lägga till som utkast på schemat.

Notera att systemet visar här vilka av dina anställda som ej tillhör arbetsplatsen och du kan därför inte heller schemalägga dem på just det grundpasset. Systemet sorterar även så att de som tillhör arbetsplatsen visas överst i listan, för att hjälpa dig med schemaläggningen. 

Publicera grundpass

När du skapat grundpass för din personal, behöver dessa publiceras för att de skall kunna se grundpassen samt för att tiderna skall kunna hämtas från schemat. Innan ett grundpass är publicerat, syns det som ett utkast med ränder i schemavyn.

För att publicera klickar du på knappen Publicera längst nere till höger och om det finns grundpass att publicera lyser den grönt. Du ser även antalet opublicerade grundpass inom parantes på knappen. Finns det inga opublicerade pass kommer den visas som grå och ej klickbar. 

Notera att de grundpass som kan publiceras (den siffra som visas inom parantes) är enbart de grundpass som ligger inom tidsramen för den vy du jobbar i för tillfället. Ändra veckovy för att publicera grundpassen inom en annan tidsram. Alla utkast, ej publicerade grundpass, sparas som utkast fram till att du antingen raderar dem eller publicerar dem.

Genom att klicka på den lilla pilen till höger om Publicera kan du bestämma inom vilken tidsram du vill publicera grundpass. Se nedan.

Flytta grundpass i schemavyn med Drag and Drop

För att enkelt flytta ett planerat grundpass, flytta muspekaren till ett grundpass, klicka och håll inne vänster musknapp och dra grundpasset till en annan ruta- antingen en annan dag, annan anställd eller en annan arbetsplats. När du släpper grundpasset kommer det antingen att lägga sig som ett utkast i den nya rutan, eller visa ett felmeddelande att den anställde redan har ett grundpass valt datum/tid.

Du får här ett val att antingen Byt plats på de två grundpassen som överlappar, eller Ersätt befintligt med det nya grundpasset. 

Notera att ingenting ändras eller tas bort för den anställde förrän du klickar på Publicera!

Kopiera schema

Om du har ett lagt schema kan du kopiera en hel vecka genom att klicka på ikonen för Kopiera (knappen finns uppe i högra hörnet av schemat). Välj sedan vem eller vilka anställda du önskar kopiera schemat för och även vilken eller vilka veckor dessa skall kopieras till via kalendern till vänster. Önskar du att utdelningar skall följa med, klicka även på Inkludera utdelningar. Avsluta med att klicka på Kopiera vecka.

Lediga grundpass

Funktionen Lediga pass ger dig möjlighet att publicera grundpass utan att tillsätta personal direkt. Via Grupp- och Personalvyn hittar du en rad av Lediga pass högst upp. I Gruppvyn finner du denna rad högst upp under varje Arbetsplats.

När Lediga pass publiceras kan du via inställningar välja om din personal ska bli notifierad om detta och själva kunna skicka in förfrågan om att ta detta grundpass. 

Notera att ingen anställd kommer få grundpasset förrän du som administratör har godkänt förfrågan. 

Dela ut schema

Skapa en Utdelning för att enkelt kunna tillsätta flertalet anställda till ett och samma grundpass, utan att behöva publicera samma Lediga pass flera gånger. Bestäm vilket grundpass som publiceras, hur många platser som ska finnas tillgängligt samt vilka arbetsgrupper och/eller personal som ska kunna ansöka om det. Låt de anställda ansöka om grundpasset och välj vilka ni önskar dela ut det till.

Förfrågningar

Via funktionen Förfrågningar kan du se följande typer av förfrågningar från din personal kopplat till schemat;

- Ta bort pass

- Byte av pass 

- Ge bort pass 

- Ta ledigt pass

- SMS:ade pass

Du som administratör ser dessa förfrågningar och väljer att antingen godkänna förfrågan eller neka den. Vid beslut skickas en notis till personalen som skickat förfrågan och vid godkännande av en ändring genomför Timetjek automatiskt flytten och du behöver inte tänka på att manuellt ändra något i schemat.

Använd sortering om du enbart önskar se någon av ovan nämnda typer av förfrågningar eller under vilken tidsperiod förfrågan är skickad och hanterad. 

Notera att Obesvarade förfrågningar alltid kommer visas fram till att de blivit hanterade.