Översikt
I Timetjek kan du registrera och stämpla arbetstid för anställda som saknar:
Svenskt personnummer
Samordningsnummer
Detta görs med ett FödelseID, som fungerar som en tillfällig identifiering.
👉 Med FödelseID kan du:
Schemalägga
Tidrapportera
Skapa löneunderlag
När använder man detta?
Du använder FödelseID när:
En anställd saknar personnummer
Samordningsnummer ännu inte har utfärdats
Du vill komma igång direkt med schema och tidregistrering
👉 När samordningsnummer eller personnummer finns ska detta uppdateras i systemet.
Vad är FödelseID?
FödelseID är en tillfällig identifiering för anställda utan personnummer eller samordningsnummer.
Format:
ÅÅÅÅMMDD + tre valfria siffror
Exempel:
19900101-000
👉 Viktigt:
De tre sista siffrorna väljer du själv
Varje anställd måste ha ett unikt FödelseID
Så registrerar du en anställd med FödelseID
Steg
Gå till Personal
Skapa en ny anställd eller öppna befintlig
Ange FödelseID i fältet för personnummer
Klicka på Spara
👉 Den anställda kan nu användas i:
Schemaläggning
Tidrapportering
Löneunderlag
Stämpla med FödelseID i stämpelklockan
Om instämpling är satt till personnummer kan anställda ändå stämpla med FödelseID.
Gör så här:
Öppna stämpelklockan
Klicka på menyikonen (uppe i högra hörnet)
Välj “Stämpla med FödelseID”
Instämplingsläget ändras
Ange FödelseID och stämpla
Viktigt
Detta läge gäller endast för en instämpling i taget
Systemet återgår därefter till personnummerläge
För att använda igen → upprepa stegen
Vad händer efter?
När du använder FödelseID:
Den anställda fungerar i schema och tidsregistrering
Löneunderlag skapas som vanligt
Du kan arbeta vidare tills korrekt ID finns
👉 När samordningsnummer eller personnummer tilldelas:
Uppdaterar du uppgifterna i personalkortet
Lönehantering & rapportering – viktigt att känna till
Användning av FödelseID påverkar rapportering till myndigheter och externa parter.
Arbetsgivardeklaration (AGI)
FödelseID (födelsetid) används som identifiering
Du rapporterar:
Lön
Skatt
Arbetsgivaravgifter
👉 Precis som vanligt
När den anställda får samordningsnummer:
Du uppdaterar uppgifterna i systemet framåt i tiden
Samordningsnummer – vad händer då?
När en anställd får sitt samordningsnummer:
Det ersätter FödelseID i systemet
Det möjliggör korrekt rapportering till alla parter
Du ska uppdatera detta så snart det finns
👉 Detta är ett viktigt steg för korrekt löne- och myndighetshantering
Fora (tjänstepension & försäkringar)
⚠️ Viktig skillnad:
Fora kräver personnummer eller samordningsnummer
Rapportering kan inte genomföras fullt ut annars
👉 Åtgärd:
Vänta tills samordningsnummer finns
Eller kontakta Fora för manuell hantering
Krav på kompletterande uppgifter
Vid användning av FödelseID krävs följande uppgifter:
Adress
Födelseort
Födelseland
Medborgarskap
👉 Dessa fylls i på den anställdas personalkort
Viktigt att tänka på
FödelseID är en tillfällig lösning
Måste vara unikt per anställd
Ska ersättas med samordningsnummer eller personnummer när det finns
Fora fungerar inte fullt ut utan korrekt ID
Obligatoriska uppgifter måste vara ifyllda
Vanliga problem och lösningar
Problem | Lösning |
Jag kan inte stämpla med FödelseID | Kontrollera att du valt rätt instämplingsläge |
FödelseID fungerar inte | Kontrollera format och unikhet |
Fora-rapportering fungerar inte | Samordningsnummer saknas (förväntat) |
Hur uppdaterar jag till samordningsnummer? | Gå till personalkort och ersätt FödelseID med korrekt nummer |