Översikt
För att ta bort en anställd gör du två saker i den här ordningen:
Avsluta anställningen
Inaktivera kontot
Du måste avsluta anställningen innan du kan inaktivera kontot. Det går inte att inaktivera kontot för en person som har en aktiv anställning.
När kontot är inaktiverat:
kan personen inte logga in och förlorar tillgång till sin personalsida.
räknas personen inte med i er prenumeration.
räknas inte personen med i lön- och dricksperioder.
sparas all historik (lön, tid och schema).
ligger profilen kvar och syns när du väljer Inaktiv i filtret på sidan Personal. Ska personen börja igen kan kontot återaktiveras med en ny anställning.
När använder man detta
En anställd har sagt upp sig eller blivit uppsagd.
En visstidsanställning tar slut.
Du vill ta bort någons åtkomst men behålla historiken.
Hur gör man
Del 1: Avsluta anställningen
Klicka på Personal i menyn till vänster.
Klicka på den anställdes namn. Hittar du inte personen? Sök i rutan Sök efter person… eller ändra filtret.
Välj fliken Inställningar längst till höger.
Gå till Anställning och klicka på Avsluta anställning.
Fyll i:
Slutdatum för anställningen.
Datum för inaktivering av kontot. Sätt inaktiveringsdatumet ungefär 3 veckor efter att sista lönen betalats ut. Då kan personen fortfarande se lönebesked, tidrapporter och historik.
Om den anställde ska få ett e-postmeddelande som notis.
Vad som ska hända med framtida arbetspass: ta bort dem eller flytta dem till Lediga pass.
Om kvarvarande semesterlön ska betalas ut i slutlönen.
Bekräfta.
Del 2: Inaktivera kontot
Har du valt ett datum för inaktivering i steg 5 inaktiveras kontot automatiskt det datumet. Du behöver inte göra något mer.
Vill du inaktivera kontot vid ett senare tillfälle gör du så här:
Gå till Personal och klicka på personen.
Välj fliken Inställningar.
Klicka på Hantera konto.
Klicka på knappen Inaktivera konto.
Välj datum för inaktivering. Väljer du dagens datum inaktiveras kontot omedelbart. Väljer du ett framtida datum kommer kontot att inaktiveras automatiskt när det datumet nås.
Välj vad som ska hända med framtida pass från och med inaktiveringsdatumet. Välj antingen att ta bort arbetspass eller att flytta arbetspass till lediga pass. Schema före inaktiveringsdatum påverkas inte.
Välj om medarbetaren ska få e-post med en notering om inaktiveringen. Väljer du Ja så skickas ett meddelande direkt. Väljer du Nej så sker inaktivering utan notifiering.
Klicka på Inaktivera konto för att bekräfta eller på Avbryt för att ångra dig.
Viktigt
Anställningen måste vara avslutad innan du kan inaktivera kontot.
Kontrollera innan du avslutar att alla tidsregistreringar är klara och att lönen för sista perioden är skapad och godkänd.
Ska en tidigare anställd börja igen?
Du behöver inte skapa en ny profil. Personen finns kvar i systemet och får en ny anställning i sin befintliga profil.
Gå till Personal och välj Inaktiv i filtret.
Klicka på personens namn.
Gå till Inställningar → Hantera konto och klicka på Aktivera.
Gå till Inställningar → Anställning → Skapa en ny anställning, fyll i uppgifterna och klicka på Spara.
Vanliga problem och lösningar
Jag kan inte inaktivera kontot
Anställningen är inte avslutad. Gå till Personal → [personen] → Inställningar → Anställning → Avsluta anställning och avsluta den först.
Jag hittar inte en anställd som har slutat
Personer med inaktiverat konto visas inte i standardvyn. Välj Inaktiv i filtret på sidan Personal.
Personen syns fortfarande bland aktiv personal
Kontrollera inaktiveringsdatumet. Ligger det i framtiden är kontot aktivt tills dess.
Jag har satt fel inaktiveringsdatum
Öppna Personal → [personen] → Inställningar → Hantera konto och ändra datumet.
Tips
Ska personen sluta om några veckor? Avsluta anställningen redan nu och sätt datumen framåt i tiden. Kontot inaktiveras automatiskt och framtida pass hanteras enligt ditt val.
Vanliga frågor
Kan jag inaktivera kontot utan att avsluta anställningen?
Nej. Du måste avsluta anställningen först. Därefter kan kontot inaktiveras.
Kan jag pausa en anställd tillfälligt?
Nej, det går inte att pausa ett konto. För att inaktivera ett konto måste anställningen avslutas. Ska personen börja igen aktiverar du kontot och skapar en ny anställning i den befintliga profilen.
Försvinner lön, tid och schema när kontot inaktiveras?
Nej. All historik sparas. Du hittar personen genom att välja Inaktiv i filtret på sidan Personal.
Måste jag skapa en ny profil om personen börjar igen?
Nej. Du återaktiverar bara personen och skapar en ny anställning i personens befintliga profil.
Betalar vi för en inaktiverad anställd?
Nej. Från och med inaktiveringsdatumet räknas personen inte med i er prenumeration.
Kan den anställde se sina lönebesked efter att hen slutat?
Ja, men bara fram till inaktiveringsdatumet. Därför rekommenderar vi att inaktivera cirka 3 veckor efter sista lönen.
Vad händer med personens framtida arbetspass?
Du väljer själv om de ska tas bort eller flyttas till lediga pass. Pass före inaktiveringsdatumet påverkas inte.