Registrera frånvaro
När din personal blir sjuk, vabbar eller blir föräldraledig behöver du som arbetsgivare registrera detta i Timetjek för att personalens lön ska hanteras korrekt. I denna artikel förklarar vi hur du registrerar olika typer av frånvaro och vad de innebär för dig som arbetsgivare.
Vad gäller enligt Försäkringskassan?
Personalens frånvaro berör ofta Försäkringskassan, exempelvis vid sjuklön eller föräldrapenning. Därför är det bra om du som arbetsgivare är påläst om vilka regler som gäller hos Försäkringskassan och vilken ersättning din personal har rätt till från dem vid olika typer av frånvaro. På Försäkringskassans hemsidan kan du läsa på om vad som gäller för dig som arbetsgivare och vad som gäller för din personal. Vi rekommenderar att du läser informationen som finns på Försäkringskassans hemsida, länk nedan. Länk till Försäkringskassan: https://www.forsakringskassan.se/arbetsgivare
Registrera frånvaro
För att registrera frånvaro för personal i Timetjek går du in på Personalkortet för önskad personal och väljer sedan underfliken ”Frånvaro”.
Här ser du en tabell som visar personens tidigare registrerade frånvaro under valt år. I tabellen ser du vilket datum en frånvaroregistrering avser, vilken typ av frånvaro som är registrerad, sammanlagd frånvarotid, ersättning samt status på registreringen.
För att registrera ny frånvaro, klickar du på den blåa knappen "Lägg till".
När du klickar på lägg till-knappen öppnas ett nytt fönster där du fyller i mer information om frånvaroregistreringen.
Registrera Sjuk (dag 1-14)
Den vanligaste frånvarotypen är sjukfrånvaro de första 14 dagarna. Denna typ av frånvaro heter ”Sjuk (dag 1-14)” i Timetjek.
För att registrera sjuklön de första 14 dagarna, välj alternativet ”Sjuk (dag 1-14)”. Bestäm sedan vilken ersättning som den anställde ska erhålla. Notera att det råder 80% enligt lag, men du har möjlighet i Timetjek att ge högre eller lägre ersättning. Som standard är 80% förinställt.
Markera sedan i kalendern vilka dagar som den anställde var frånvarande genom att klicka på berörda dagar. Håller du nere [Shift]-tangenten kan du markera ett intervall av dagar. Fyll därefter manuellt i totalt antal frånvarotimmar. Om du använder schemaläggningsfunktionen i Timetjek kan du välja att frånvarotimmar ska hämtas direkt enligt schema.
Sist behöver du bestämma den genomsnittliga veckoarbetstiden för att uträkning av karensavdrag ska bli korrekt. Karensavdraget är 20% av en genomsnittlig veckoarbetslön. I Timetjek kan du ange genomsnittlig veckoarbetstid manuellt, enligt anställningsdata, enligt schema eller enligt tidrapportering.
Det är upp till dig som arbetsgivare att själv bestämma vad du anser är en genomsnittlig veckoarbetstid för den anställde. För personal som arbetar heltid är det vanligast att man väljer Enligt anställningsdata, men för personal som arbetar oregelbunden arbetstid är det en bedömning av arbetsgivaren. Timetjek ger däremot förslag enligt genomsnittliga veckoarbetstider från schema eller faktiska tidsregistreringar.
Slutligen klickar du på knappen Spara för att registrera frånvaron.
Observera att du måste skapa en ny lönesedel under Lönehantering för att frånvaroregistreringen ska synas på lönesedeln!
Registrera Sjuk (från dag 15)
Om en anställd är sjuk mer än 14 dagar betalar Försäkringskassan fortsatt sjuklön från och med den 15:e sjukdagen. Detta betyder att du ska göra ett 100% avdrag från personens lön för de arbetsdagar som hen är sjukfrånvarande efter dag 14.
På liknande sätt registrerar du sjukfrånvaro efter dag 15 genom att välja alternativet Sjuk (från dag 15) som typ av frånvaro. Som standard är sjukersättningen 0% i Timetjek, men om du vill ge din personal sjuklön kan du manuellt ange önskad ersättning i procent.
Markera sedan i kalendern vilka dagar personalen var frånvarande genom att klicka på berörda dagar. Håller du nere [Shift]-tangenten kan du markera ett intervall av dagar. Fyll därefter manuellt i totalt antal frånvarotimmar. Om du använder schemaläggningsfunktionen i Timetjek kan du välja att frånvarotimmar ska hämtas direkt enligt schema.
Slutligen klickar du på knappen Spara för att registrera frånvaron.
Observera att du måste skapa en ny lönesedel under Lönehantering för att frånvaroregistreringen ska synas på lönesedeln!
Registrera VAB (Vård Av Barn)
Blir din personals barn sjuka kan de behöva vara frånvarande från arbetet för att ta hand om de insjuknade barnen. Detta kallas VAB (i folkmun "vabba") och är en förkortning av ”Vård av barn”. När en i personalen vabbar behöver inte arbetsgivaren betala någon lön utan denne får istället ersättning från Försäkringskassan. Försäkringskassan betalar ersättning för VAB från dess att barnet är 8 månader till och med dagen barnet fyllt 12 år. Man får maximalt VAB-ersättning för 120 dagar per år. Som arbetsgivare behöver du inte anmäla VAB-frånvaro för personalen, utan detta ska personalen göra själv till Försäkringskassan.
Däremot är det viktigt att du registrerar själva frånvaron i Timetjek så att det blir korrekt avdrag från lönen!
Välj alternativet ”VAB (Vård Av Barn)" som typ av frånvaro. Som standard är ersättningen 0% i Timetjek, men om du vill ge din anställd ersättning kan du manuellt ange önskad ersättning i procent. Markera sedan i kalendern vilka dagar som den anställde var frånvarande genom att klicka på berörda dagar. Håller du nere [Shift]-tangenten kan du markera ett intervall av dagar. Fyll därefter manuellt i totalt antal frånvarotimmar. Om du använder schemaläggningsfunktionen i Timetjek kan du välja att frånvarotimmar ska hämtas direkt enligt schema.
Slutligen klickar du på knappen Spara för att registrera frånvaron.
Observera att du måste skapa en ny lönesedel under Lönehantering för att frånvaroregistreringen ska synas på lönesedeln!
Registrera Föräldraledighet
När personalen blir med barn kan det bli aktuellt med föräldraledighet.
Försäkringskassan betalar ersättning till din personal när de är föräldralediga, kallat föräldrapenning. Personen kan få ersättning upp till 480 dagar per barn. Som arbetsgivare behöver du inte betala ut någon föräldrapenning utan de ansöker om detta själv hos Försäkringskassan. Du behöver däremot registrera frånvaron i Timetjek för att korrekt avdrag ska göras på personens lön.
Välj alternativet Föräldraledighet som typ av frånvaro. Som standard är ersättningen 0% i Timetjek, men om du vill ge din anställd ersättning kan du manuellt ange önskad ersättning i procent. Markera sedan i kalendern vilka dagar som personen var frånvarande genom att klicka på berörda dagar. Håller du nere [Shift]-tangenten kan du markera ett intervall av dagar.
Fyll därefter manuellt i totalt antal frånvarotimmar. Om du använder schemaläggningsfunktionen i Timetjek kan du välja att frånvarotimmar ska hämtas direkt enligt schema.
Slutligen klickar du på knappen Spara för att registrera frånvaron.
Observera att du måste skapa en ny lönesedel under Lönehantering för att frånvaroregistreringen ska synas på lönesedeln!
Registrera Korttidsarbete
I samband med Coronaviruset (COVID-19) tillkom möjlighet att korttidspermittera personal. Under frånvaro finns därför möjlighet att registrera korttidsarbete för personal som skall korttidspermitteras. Välj alternativet Korttidsarebete som typ av frånvaro och bestäm sedan den minskade arbetstiden i procent. Markera sedan i kalendern vilken period som korttidsarbetet skall gälla genom att klicka på berörda dagar. Håller du nere [Shift]-tangenten kan du markera ett intervall av dagar.
Fyll därefter manuellt i totalt antal frånvarotimmar. Om du använder schemaläggningsfunktionen i Timetjek kan du välja att frånvarotimmar ska hämtas direkt enligt schema.
Slutligen klickar du på knappen Spara för att registrera frånvaron.
Observera att du måste skapa en ny lönesedel under Lönehantering för att frånvaroregistreringen ska synas på lönesedeln!
Skillnad på karensdag och karensavdraget?
Sedan den 1 januari 2019 har det tillkommit nya regler vid karens när en anställd blir sjuk. Tidigare (innan den 1 januari 2019) registrerade man endast en s.k. karensdag som innefattade ett avdrag på hela den första sjukdagen.
Det nya s.k. Karensavdraget ger i praktiken samma resultat för heltidspersonal med månadslön, men är till för att ge personal som arbetar på oregelbunden arbetstid ett mer jämlikt avdrag. Detta oavsett vilken dag de är sjukfrånvarande. Detta karensavdrag är 20% på en genomsnittlig arbetsvecka. Detta gör att personal som arbetar oregelbunden arbetstid ej missgynnas av att bli sjuk en dag som den egentligen skulle arbetat fler antal timmar jämfört med en dag med mindre arbetstimmar.
Personal kan själva registrera sin frånvaro
Personalen kan genom sin personalsida själva registrera frånvaro. Detta för att underlätta för arbetsgivaren då det är lätt att man glömmer vilka dagar de har varit frånvarande. Personalen kan däremot inte bestämma den genomsnittliga veckoarbetstiden, utan detta kan bara arbetsgivaren bestämma.
Den anställdes frånvaroregistrering är endast ett förslag och för att det ska bli gällande måste arbetsgivaren godkänna frånvaroregistreringen. Varje gång den anställde registrerar frånvaro, skickas en notis till dig som arbetsgivare och administratör i Timetjek. Som administratör ser du över förslaget och väljer om det ska godkännas och registreras i systemet eller nekas och tas bort.