Hoppa till huvudinnehåll

Stämpla arbetstid med FödelseID

Lär dig hur du registrerar och stämplar arbetstid med FödelseID för anställda utan svenskt person- eller samordningsnummer – samt vad som gäller för lönehantering och rapportering till Skatteverket och Fora.

Stämpla arbetstid med FödelseID

I Timetjek finns möjlighet att registrera och stämpla arbetstid för anställda som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer. Detta görs genom att använda ett så kallat FödelseID.
​

Funktionen gör att du kan komma igång direkt med schemaläggning, tidrapportering och löneunderlag – även innan fullständig identifiering finns på plats.

Vad är FödelseID?

FödelseID är en tillfällig identifiering som används när en anställd ännu inte har fått ett svenskt person- eller samordningsnummer.
​

Format:
​ÅÅÅÅMMDD + tre valfria siffror
Exempel: 19900101-000


De tre sista siffrorna väljer du själv. Tänk på att varje anställd måste ha ett unikt FödelseID.

Så registrerar du en anställd med FödelseID

  1. Gå till Personal

  2. Skapa en ny anställd eller öppna befintlig

  3. Ange FödelseID i fältet för personnummer

  4. Spara

Den anställda kan nu användas i:

  • Schemaläggning

  • Tidrapportering

  • Löneunderlag
    ​

Stämpla med FödelseID i stämpelklockan

Om er inställning för instämpling är satt till att ange personnummer, kan anställda ändå stämpla med FödelseID vid behov.


Gör så här:

  1. Öppna stämpelklockan

  2. Klicka på menyikonen (uppe i högra hörnet)

  3. Välj “Stämpla med FödelseID”

  4. Instämplingsläget ändras nu till “Stämpla med FödelseID”

  5. Ange FödelseID och genomför stämpling

Observera:
Detta val gäller endast för en instämpling i taget. Därefter återgår stämpelklockan automatiskt till instämpling med personnummer.
​

För att stämpla med FödelseID igen behöver du upprepa stegen ovan.
​

Lönehantering & rapportering – viktigt att känna till

När du använder FödelseID påverkar det hur rapportering sker till myndigheter och externa parter. Nedan är det viktigaste du behöver veta:


Arbetsgivardeklaration (AGI)

  • FödelseID (födelsetid) används som identifiering tills samordningsnummer finns

  • Du rapporterar lön, skatt och arbetsgivaravgifter som vanligt

  • När den anställda får samordningsnummer uppdaterar du uppgifterna framåt i tiden

Detta innebär att Timetjeks lönefunktion fungerar som vanligt för AGI – även med FödelseID.

Fora (tjänstepension & försäkringar)

Här finns en viktig skillnad:

  • Fora kräver normalt personnummer eller samordningsnummer

  • Saknas detta kan rapportering inte genomföras fullt ut

Åtgärd:

  • Vänta tills samordningsnummer finns, eller

  • Kontakta Fora för eventuell manuell hantering

Krav på kompletterande uppgifter

Vid användning av FödelseID behöver följande uppgifter finnas registrerade för att uppfylla krav i arbetsgivardeklarationen:

  • Adress

  • Födelseort

  • Födelseland

  • Medborgarskap

Dessa uppgifter fyller du i på den anställdas personalkort.

Uppdatera till korrekt personnummer

FödelseID är en tillfällig lösning och ska ersättas så snart korrekt uppgift finns.

Så här uppdaterar du:

  1. Gå till Personal

  2. Välj anställd

  3. Klicka på Ändra personuppgifter

  4. Ange personnummer eller samordningsnummer

  5. Spara

Sammanfattning

  • FödelseID gör att du kan komma igång direkt med personal utan svenskt ID

  • Tidrapportering och lönehantering fungerar som vanligt i Timetjek

  • AGI kan rapporteras med födelsetid

  • Fora kräver samordningsnummer och kan innebära fördröjning

  • Uppdatera alltid till korrekt personnummer så snart det finns

Relaterade artiklar
Inställningar - Tid
Fick du svar på din fråga?