Översikt
När en anställd är borta från jobbet, till exempel på grund av sjukdom, VAB eller föräldraledighet, behöver du registrera frånvaron i Timetjek. Annars kan lönen bli fel.
Frånvaron påverkar:
lönen
semestern
arbetsgivardeklarationen
tidssummering och rapporter
Timetjek föreslår automatiskt ersättning och löneregler för varje frånvarotyp. Du kan alltid ändra dem om ert kollektivavtal eller er policy säger något annat.
När använder man detta
Registrera frånvaro när en anställd till exempel:
är sjuk eller deltidssjukskriven
vårdar sjukt barn (VAB)
är föräldraledig eller graviditetsledig
tar ut tjänstledighet, permission eller obetald ledighet
tar ut timmar från sin timbank
Semester registreras inte här.
Hur gör man
Registrera frånvaro
Gå till Personal och öppna den anställde.
Klicka på fliken Frånvaro och sedan på Lägg till.
Välj Frånvarotyp. Fältet Ersättning (%) fylls i automatiskt. Ändra det om ni har andra regler.
Välj period i kalendern till höger. Klicka på en dag, eller håll ned Shift för att markera flera dagar i rad. Du kan också bocka i Endast vardagar (mån–fre) eller Enligt schemalagda dagar.
Under Tider & beräkning, välj Beräkningsmetod (se förklaring nedan).
Kontrollera Löneregler, till exempel karensavdrag och om frånvaron är semestergrundande.
Granska Sammanfattning längst ned och klicka på Spara.
Fliken Frånvaro hos den anställde. Klicka på Lägg till för att registrera ny frånvaro.
Exempel: frånvarotypen Sjuk med 80 % ersättning, två markerade dagar och tiderna 08:00–17:00 med en timmes rast. Klicka på Spara uppe till höger när allt är ifyllt.
Löneregler för Sjuk. Karensavdrag och Semestergrundande är förvalda.
Sammanfattningen visar vad som kommer att registreras.
Välj beräkningsmetod
Manuell – du anger start- och sluttid och eventuella raster. Välj Samma tider alla dagar eller Ange tider per dag.
Kopiera från schema – tiderna hämtas från den anställdes schema för de valda dagarna. Kräver att schemat är publicerat.
Timmar – du anger det totala antalet frånvarotimmar.
Procent – du anger frånvaron i procent av anställningen, till exempel 50 % vid deltidssjukskrivning, och väljer hur timmarna ska fördelas.
Vilken frånvarotyp ska jag välja?
Klicka på Frånvarotyper uppe till höger i formuläret för att se en förklaring direkt i Timetjek.
Klicka på en frånvarotyp i rutan för att läsa när den ska användas.
Sjuk: Används när den anställde är sjuk. Arbetsgivaren betalar sjuklön (80 %) dag 1–14, därefter tar Försäkringskassan över. Karensavdrag (20 % av en genomsnittlig veckosjuklön) läggs på automatiskt i början av en sjukperiod, men inte om ny sjukperiod börjar inom 5 kalenderdagar efter den förra. Semestergrundande upp till 180 dagar per intjänandeår.
Föräldraledighet: Används när den anställde är föräldraledig med sitt barn. Försäkringskassan betalar ersättningen (föräldrapenning), därför är lönen 0 %. Semestergrundande upp till 120 dagar per barn, eller 180 dagar per barn för ensamstående föräldrar.
VAB (Vård Av Barn): Används när den anställde är hemma för att barnet är sjukt. Försäkringskassan betalar ersättningen, därför är lönen 0 %. Semestergrundande upp till 120 dagar per barn, eller 180 dagar per barn för ensamstående föräldrar.
Tjänstledighet: Används när den anställde är ledig utan lön, till exempel för att studera eller prova ett annat jobb. Ersättning 0 %. Inte semestergrundande.
Närståendevård: Används när den anställde tar hand om en närstående som är svårt sjuk. Den anställde ansöker själv om ersättning hos Försäkringskassan, därför är lönen 0 %. Semestergrundande upp till 45 dagar.
Permission: Används vid kortare ledighet där den anställde ändå får full lön, till exempel vid begravning, flytt eller läkarbesök. Ersättning 100 %. Semestergrundande.
Betald helgledighet: Används för helgdagar eller andra lediga dagar som kollektivavtalet bestämmer, där lön ändå betalas. Ersättning 100 %. Semestergrundande.
Betald frånvaro: Används för övrig frånvaro där den anställde får lön, till exempel intern utbildning. Ersättning 100 %. Semestergrundande.
Obetald frånvaro: Används när den anställde är borta och ingen lön ska betalas ut. Ersättning 0 %. Inte semestergrundande.
Timbank: Används när den anställde tar ut timmar som tidigare sparats, till exempel övertid som sparats som ledighet. Lön betalas som vanligt (100 %). Semestergrundande.
10-dagar vid barns födelse: Används när en förälder är ledig i samband med att barn föds eller adopteras. Försäkringskassan betalar ersättningen, därför är lönen 0 %. Semestergrundande.
Graviditetsledighet: Används när den anställde är ledig före eller efter förlossningen. Arbetsgivaren betalar ingen ersättning (0 %). Semestergrundande.
Smittbärarpenning: Används när den anställde inte får arbeta på grund av risk att smitta andra, trots att personen själv inte är sjuk. Försäkringskassan betalar ersättningen, därför är lönen 0 %. Semestergrundande upp till 180 dagar.
Löneregler som skiljer sig mellan typerna
Sjuk: Tillämpa karensavdrag, Semestergrundande, Inkludera sjuk-OB (se nedan) och definiera veckoarbetstid.
Föräldraledighet och VAB: Ensamstående (om den anställde är ensamstående förälder) och Semestergrundande.
Övriga typer: Semestergrundande, där det är relevant.
Sjuk-OB
Om den anställde skulle ha jobbat obekväm tid får hen OB-ersättning även vid sjukdom. Du aktiverar det genom att bocka i Inkludera sjuk-OB under Löneregler.
Sjuk-OB är 80 % av den OB-ersättning den anställde gått miste om.
Det gäller efter karensavdraget till och med dag 14. Från dag 15 betalar Försäkringskassan, och då räknas ingen sjuk-OB.
Det fungerar bara när du väljer beräkningsmetoden Manuell eller Kopiera från schema. Timetjek behöver veta vilka tider den anställde skulle ha arbetat.
Övertid och mertid ingår inte.
Godkänn, ändra eller ta bort frånvaro
Gå till Lön och fliken Frånvaroöversikt.
Välj period uppe till vänster. Filtrera vid behov på frånvarotyp, personal eller status.
Under Hantera klickar du på den gröna bocken för att godkänna, pennan för att ändra eller papperskorgen för att ta bort.
Alternativt Personalkortet -> Frånvaro om man vill godkänna/ändra eller se frånvaro för en specifik individ.
Frånvaro med status Godkänd & lönehanterad är låst och kan inte ändras eller tas bort.
Frånvaroöversikten under Lön. Status och knapparna under Hantera visar vad du kan göra med varje registrering.
Viktigt
⚠️ Frånvaron syns på lönen först när du skapar ett nytt lönebesked.
⚠️ Den förvalda ersättningen är ett förslag. Kontrollera alltid vad som gäller enligt ert kollektivavtal eller er policy.
⚠️ Du kan inte registrera frånvaro på låsta dagar, alltså dagar i en löneperiod som redan är godkänd och låst.
Vanliga problem och lösningar
Frånvaron syns inte på lönen
Skapa ett nytt lönebesked för perioden. Frånvaron räknas in först då.
Sjuk-OB syns inte på lönen
Kontrollera att Inkludera sjuk-OB är ibockat, att beräkningsmetoden är Manuell eller Kopiera från schema, och att OB är aktiverat på den anställde.
Den anställde får betalt trots frånvaro (timavlönade)
Det finns troligen tidsregistreringar för samma dagar som frånvaron. Gå till fliken Tid hos den anställde och ändra eller ta bort de registreringar som är fel.
Jag kan inte ändra eller ta bort en frånvaro
Frånvaron har status Godkänd & lönehanterad. Den är då låst eftersom lönen redan är hanterad.
Antalet timmar blir fel
Kontrollera vilken beräkningsmetod du har valt.
Om du använder Kopiera från schema måste schemat vara publicerat för de valda dagarna.
Jag hittar inte frånvaro som väntar på godkännande
Gå till Lön och sedan Frånvaroöversikt. Filtrera på status Väntar på godkännande och kontrollera att du har valt rätt period uppe till vänster.
Tips
Vid deltidssjukskrivning: välj frånvarotypen Sjuk och beräkningsmetoden Procent.
Under Lön och Frånvaroöversikt ser du all frånvaro för alla anställda och kan filtrera på typ, person och status.
Vanliga frågor
Hur registrerar jag sjukdom som varar längre än 14 dagar?
Registrera hela sjukperioden som en enda frånvaro av typen Sjuk. Timetjek hanterar automatiskt övergången till dag 15, då Försäkringskassan tar över, så du behöver inte göra flera registreringar.
Får den anställde OB när hen är sjuk?
Ja, om du har bockat i Inkludera sjuk-OB och frånvaron registrerats med Manuell eller Kopiera från schema. Den anställde får 80 % av den OB hen skulle ha fått, till och med dag 14.
Kan jag ändra den förvalda ersättningen?
Ja för de flesta frånvaro. Skriv in rätt procent i fältet Ersättning (%) innan du sparar. Vissa tex betald frånvaro är låsta.
Hur registrerar jag frånvaro en del av dagen?
Välj beräkningsmetoden Manuell och ange start- och sluttid, eller Timmar och ange antal timmar.
Vad betyder semestergrundande?
Att den anställde tjänar in semester under frånvaron. Om du avmarkerar det påverkar frånvaron inte den anställdes intjänade semester.
Hur ändrar eller tar jag bort en frånvaro?
Gå till Lön och Frånvaroöversikt. Under Hantera klickar du på pennan för att ändra eller papperskorgen för att ta bort. Frånvaro med status Godkänd & lönehanterad går inte att ändra.
Vad är skillnaden mellan Betald frånvaro och Permission?
Båda ger full lön. Permission används för kortare ledighet vid särskilda tillfällen, till exempel begravning eller flytt. Betald frånvaro används för övrig frånvaro med lön, till exempel intern utbildning.
Vad är skillnaden mellan Tjänstledighet och Obetald frånvaro?
Båda ger ingen lön och är inte semestergrundande. Tjänstledighet används vid längre planerad ledighet, till exempel studier. Obetald frånvaro används för övrig frånvaro utan lön.