Skapa och betala löner
När en löneperiod är avslutad är det dags att skapa, granska och godkänna löner för utbetalning.
Den här guiden visar steg för steg hur du gör detta i Timetjek – från preliminär lön till bankfil.
Steg 1 – Skapa lönesedlar
Klicka på Lön i vänstermenyn
Du hamnar direkt på underfliker Löner
Välj önskad utbetalningsmånad (förvald kommer vara närliggande utbetalningsmånad)
Klicka på Skapa lönesedlar
Välj samtliga anställda eller endast de du vill skapa lönesedlar för
Bekräfta genom att klicka på Skapa (nu skapar Timetjek preliminära lönesedlar)
Vad händer när lönesedlar skapas?
Timetjek skapar då preliminära lönesedlar för samtliga anställda.
Följande registreringar inkluderas automatiskt:
Tidsregistreringar
Frånvaro (t.ex. sjuk, VAB)
Semester
OB-tillägg
Förmåner
Avdrag och tillägg
Preliminära lönesedlar:
Kan endast ses av administratör
Markeras med ett upplåst-lås i tabellen
Är inte synliga för personalen förrän de godkänns
Om fel uppstår
I vissa fall kan en lönesedel inte skapas. Då visas en röd text:
”Fel uppstod”
Klicka på meddelandet för att se vad som behöver åtgärdas.
Vanliga orsaker:
Tidsregistrering saknar sluttid
Ofullständig anställningsinformation
Saknade löneuppgifter
När felet är korrigerat måste du skapa lönesedeln på nytt via Skapa lönesedlar och välja den berörda personen.
Granska lönesedlar
Klicka på Visa i tabellen för att öppna en lönesedel.
Vill du spara den som PDF klickar du på PDF.
Det är viktigt att granska:
Arbetade timmar
OB
Avdrag
Nettolön
Semesterberäkning
innan du går vidare till godkännande.
Steg 2 – Godkänn löner och lås löneperiod
När alla lönesedlar är granskade:
Klicka på den gröna knappen Godkänn löner
Välj vilka personer som ska godkännas
Klicka på Lås löneperiod
Vad händer när perioden låses?
När du låser löneperioden:
Lönesedlar publiceras på personalens personalsida
En notis skickas till personalen
Bankfil skapas
Arbetsgivardeklaration skapas
Bokföringsunderlag skapas
Notiser kan justeras via:
Inställningar → Allmänt → Notiser
Steg 3 – Betala löner
När löneperioden är låst aktiveras den gröna knappen Betalning.
Här kan du:
Exportera Utbetalningslista (PDF)
Exportera Bankfil
Bankfil – viktigt att ställa in
För att kunna skapa bankfil behöver du först ange inställningar under:
Inställningar → Lön → Löneregler
Här anger du:
Bankfilformat
Bankgiro / avtalsnummer
Bankfilen laddas sedan upp i er internetbank.
Exportera lönedata
Via den blå knappen Exportera kan du välja:
Alla lönebesked (PDF)
Alla lönebesked (XLSX)
Månadsrapport (PDF)
Månadsrapport (CSV)
Månadsrapport (XLSX)
Detta är användbart för:
Intern kontroll
Bokföring
Arkivering
Låsa upp utbetalningsmånad
Om du upptäcker ett fel efter att löneperioden är låst kan du klicka på:
Lås upp
När du låser upp:
Du återgår till läget före godkännande
Lönesedlar tas bort från personalens sida
Du kan göra korrigeringar och skapa nya lönesedlar
Observera att lönesedlar måste godkännas och låsas igen för att åter publiceras.
Resultat & Status
Längst ner på sidan visas två informationsrutor:
Resultat
Visar en sammanställning av preliminärt resultat för samtliga anställda under vald månad.
Status
Visar en logg över:
Vilka åtgärder som har gjorts
När de utfördes
Av vilken administratör
Detta ger full spårbarhet i löneprocessen.
Sammanfattning – Löneflödet
Skapa lönesedlar
Åtgärda eventuella fel
Granska lönesedlar
Godkänn och lås perioden
Skapa bankfil och betala
Exportera rapporter vid behov