Hoppa till huvudinnehåll

Hur skapar och betalar du löner i Timetjek?

Steg-för-steg: från preliminär lön till utbetalning

Översikt

Ska du göra löner i Timetjek?

Lönehantering sker i tre steg:

  1. Skapa lönespecifikationer

  2. Granska och godkänn

  3. Betala ut löner

👉 När du följer detta flöde skapas allt underlag automatiskt

När använder man detta

Använd funktionen när:

  • en löneperiod är avslutad

  • all arbetstid är registrerad

  • du ska betala ut lön

Steg 1 – Skapa lönespecifikationer

  1. Klicka på Lön i vänstermenyn

  2. Du hamnar direkt på underfliker Löner

  3. Välj önskad utbetalningsmånad (förvald kommer vara närliggande utbetalningsmånad)

  4. Klicka på Skapa lönespecifikationer

  5. Välj samtliga anställda eller endast de du vill skapa lönesedlar för

  6. Bekräfta genom att klicka på Skapa (nu skapar Timetjek preliminära lönespecifikationer)

Vad händer när lönespecifikationer skapas?

Timetjek skapar då preliminära lönespecifikationer för samtliga anställda.

Följande registreringar inkluderas automatiskt:

  • Tidsregistreringar

  • Frånvaro (t.ex. sjuk, VAB)

  • Semester

  • OB-tillägg

  • Förmåner

  • Avdrag och tillägg

Preliminära lönespecifikationer:

  • Kan endast ses av administratör

  • Markeras med ett upplåst-lås i tabellen

  • Är inte synliga för personalen förrän de godkänns

  • I detta läget har du möjlighet att justera lönebesked innan du godkänner lönerna

Om fel uppstår

I vissa fall kan en lönesedel inte skapas. Då visas en röd text:

”Fel uppstod” som är klickbar.

Klicka på meddelandet för att se vad som behöver åtgärdas.

Vanliga orsaker:

  • Tidsregistrering saknar sluttid

  • Ofullständig anställningsinformation

  • Saknade löneuppgifter

När felet är korrigerat måste du skapa lönesedeln på nytt via Skapa lönesedlar och välja den berörda personen.

Granska lönespecifikationer

Klicka på Visa i tabellen för att öppna en lönespecifikation.

Vill du spara den som PDF klickar du på PDF.

Det är viktigt att granska:

  • Arbetade timmar

  • OB

  • Avdrag

  • Nettolön

  • Semesterberäkning

innan du går vidare till godkännande.

Steg 2 – Godkänn löner och lås löneperiod

När alla lönesedlar är granskade:

  1. Klicka på den gröna knappen Godkänn löner

  2. Välj vilka personer som ska godkännas

  3. Klicka på Lås löneperiod

Vad händer när perioden låses?

När du låser löneperioden:

  • Lönespecifikationer publiceras på personalens personalsida

  • En notis skickas till personalen

  • Bankfil skapas

  • Arbetsgivardeklaration skapas

  • Bokföringsunderlag skapas

Notiser kan justeras via:
​Inställningar → Allmänt → Notiser

Steg 3 – Betala löner

När löneperioden är låst aktiveras den gröna knappen Betalning.

Här kan du:

  • Exportera Utbetalningslista (PDF)

  • Exportera Bankfil (SUS, XML, KI eller LB fil beroende på bankfils inställingar)

Bankfil – viktigt att ställa in

För att kunna exportera en bankfil behöver du först ange vilken filtyp som ska användas i företagsinställningarna. Inställningarna för bankfilen hittar du under:

Kugghjulet > Lön > Löneregler

Längre ner på sidan hittar du rubriken Välj inställningar för export till bankfil. Där väljer du den filtyp som ska användas vid export.


Bankfiler vi stödjer är:

  • Handelsbanken KI-fil

  • Swedbank SUS-fil – företaget är registerhållare

  • Swedbank SUS-fil – banken är registerhållare

  • BGC KI-fil (Nordea, SEB, Swedbank m.fl.)

  • BGC LB-fil

  • ISO 20022 XML (Handelsbanken)

  • ISO 20022 XML (Nordea)

  • ISO 20022 XML (SEB)

  • ISO 20022 XML (Swedbank)

  • ISO 20022 XML (Danske Bank)

    Beroende på vald filtyp behöver olika bankuppgifter anges, såsom bankgironummer, IBAN, avtalsnummer och andra uppgifter som krävs för den aktuella banken och filtypen.

När inställningen för bankfilen är sparad kan du exportera bankfilen genom att gå till Lön > Betalning.

Obs! Knappen för att exportera bankfilen visas först när lönerna har godkänts.

Under Betalning exporterar du bankfilen och laddar sedan manuellt upp den i din internetbank.

Viktigt att tänka på

⚠️ Du kan inte ändra löner efter att perioden är låst
⚠️ Kontrollera alltid innan godkännande
⚠️ Fel i tid eller inställningar påverkar lönen direkt

Exportera lönedata

Via den blå knappen Exportera kan du välja:

  • Alla lönespecifikationer (PDF)

  • Alla lönespecifikationer (XLSX)

  • Månadsrapport (PDF)

  • Månadsrapport (CSV)

  • Månadsrapport (XLSX)

Detta är användbart för:

  • Intern kontroll

  • Bokföring

  • Arkivering

Låsa upp utbetalningsmånad

Om du upptäcker ett fel efter att löneperioden är låst kan du klicka på:

Lås upp. Du kan enbart låsa upp max två månader tillbaka.

När du låser upp:

  • Du återgår till läget före godkännande

  • Lönespecifikationer tas bort från personalens sida

  • Du kan göra korrigeringar och skapa nya lönespecifikationer

Observera att lönespecifikationer måste godkännas och låsas igen för att åter publiceras.

Tips: När du låser en period igen kan du välja att INTE skicka ut en ny notis till de anställda om lönebesked.

Resultat & Status

Längst ner på sidan visas två informationsrutor:

Resultat

Visar en sammanställning av preliminärt resultat för samtliga anställda under vald månad.

Status

Visar en logg över:

  • Vilka åtgärder som har gjorts

  • När de utfördes

  • Av vilken administratör

Detta ger full spårbarhet i löneprocessen.

Sammanfattning – Löneflödet

  1. Skapa lönespecifikationer

  2. Åtgärda eventuella fel

  3. Granska lönespecifikationer

  4. Godkänn och lås perioden

  5. Skapa bankfil och betala

  6. Exportera rapporter vid behov

Vanliga problem och lösningar

Lön blir fel

→ kontrollera:

  • tid

  • OB

  • ändringarna i anställning

Jag kan inte skapa lön

→ kontrollera:

  • att all data är ifylld

  • att tider är kompletta

  • inga varningar finns på de anställda

Jag råkade låsa perioden

→ du kan låsa upp och skapa om lönespecifikationer och sen låsa igen.

Personal ser inte sin lön

→ kontrollera att perioden är låst

→ kontrollera att de finns en lönespecifikation för berörd personal

Relaterade artiklar
Fick du svar på din fråga?