Översikt
Vill du registrera semester för en anställd?
I Timetjek lägger du in semester direkt på personens semesterflik.
Systemet räknar då automatiskt:
semesterdagar
semesterlön
underlag till lönekörning
När använder man detta
Använd denna funktion när:
En anställd tar ut semester
Du vill att semestern ska synas på lönen
Du följer upp kvarvarande semesterdagar
Så registrerar du semester
1. Gå till Personal
Klicka på Personal i huvudmenyn
2. Välj anställd
Klicka på personen
Tips: använd sök om du inte hittar personen
3. Gå till fliken Semester
Klicka på fliken Semester på personkortet för att öppna semestervyn.
4. Klicka på Lägg till
Klicka på knappen Lägg till för att skapa en ny semesterregistrering.
Fyll i semesteruppgifter
När du klickar på Lägg till öppnas en kalender.
Här gör du följande:
Markera vilka datum semestern avser
Välj om dagarna ska registreras som:
Betalda semesterdagar
Obetalda semesterdagar
Om registreringen innehåller både betalda och obetalda dagar behöver du skapa två separata registreringar.
När alla uppgifter är korrekt ifyllda klickar du på Registrera nere i högra hörnet för att spara.
Viktigt att kontrollera
Tillräckligt antal semesterdagar
Semester kan inte registreras om saldot är för lågt.
Saldo baseras på:
intjänandeår
semesterår
tidigare uttag
👉 Felmeddelande visas om dagar saknas
⚠️ Förskottssemester stöds inte
Vad händer efter registrering?
När semester registreras:
Dagar dras från semestersaldot (Oranga rutan uppdateras rätt när lönen är låst)
Semesterlön beräknas automatiskt
Underlaget följer med till nästa lönekörning
👉 Detta gör att lönen blir korrekt utan extra steg
Kvarvarande dagar
Knappen ”Kvarvarande dagar” används vanligtvis i slutet av ett semesterår för att betala ut överskjutande betalda semesterdagar.
Enligt semesterlagen får en anställd som mest spara 5 betalda semesterdagar per år. Funktionen används därför för att minska antalet sparade dagar till tillåten nivå genom att betala ut de dagar som överstiger gränsen.
Till skillnad från vanlig semesterledighet, där ett löneavdrag görs för att ersätta ordinarie lön med semesterlön, sker inget löneavdrag vid användning av ”Kvarvarande dagar”.
Istället betalas värdet av dagarna ut som ett tillägg ovanpå ordinarie lön.
Kvarvarande dagar knappen kan enbart ta dagar ifrån "Betalda dagar" och inte ifrån Sparade dagar för närvarande och döljs därför när det inte finns några Betalda dagar kvar. Behöver du betala ut Sparade dagar semester kontakta Supporten så hjälper de dig vidare.
Skillnad mot annan frånvaro
Semester registreras på fliken Semester – inte via Frånvaro.
Skillnaden:
Semester → påverkar semesterdagar och tillägg
Annan frånvaro → påverkar endast löneavdrag
Vanliga problem och lösningar
Intjänade dagar stämmer inte med semesterfliken
Om det står att medarbetaren har tjänat in ett visst antal semesterdagar under Inställningar > Semester, men ett lägre antal visas under medarbetarens semesterflik, kan ett semesterårsavslut behöva genomföras.
Det är först efter semesterårsavslutet som de intjänade semesterdagarna förs över till det nya semesteråret. Därefter börjar systemet räkna på det nya semesteråret.
Jag kan inte registrera semester
→ Kontrollera saldo
→ Personen saknar tillräckliga dagar
För att en medarbetare ska kunna registrera semester behöver medarbetaren ha tjänat in semesterdagar i Timetjek.
Du kan kontrollera hur många semesterdagar medarbetaren har tjänat in och vid behov justera uppgifterna genom att gå till:
Personal > [Anställd] > Inställningar > Semester
Här kan du se och hantera medarbetarens intjänade semesterdagar.
Hittar inte förskottssemester
→ Timetjek har för närvarande inget stöd för förskottssemester, kontakta supporten för eventuella lösningar
Semestern syns inte på lönen
→ Skapa eller uppdatera lönebesked
Fel antal dagar dras
→ Kontrollera:
semestertyp
semesterinställningarna
Betalda/obetalda dagar blandas
→ Dela upp i två registreringar
Tips
✔ Säkerställ att semesterinställningarna är korrekt konfigurerade under
Inställningar → Lön → Semesterlön
✔ Kontrollera att rätt semestertyp är vald på den anställde under
Personal → Inställningar → Semester
Ta ut sparade semesterdagar
Om en anställd har både betalda semesterdagar och sparade semesterdagar kommer systemet automatiskt att använda de betalda dagarna först. När de betalda dagarna är slut används de sparade semesterdagarna.
De sparade semesterdagarna dras först när lönen har godkänts och låsts.
Exempel
En anställd ska ta ut fyra semesterdagar. Den anställde har:
2 betalda semesterdagar
2 sparade semesterdagar
När semestern registreras används först de två betalda semesterdagarna.
De resterande två dagarna tas från de sparade semesterdagarna.
De sparade semesterdagarna dras från saldot först när lönen har godkänts och låsts.
Före lönen är godkänd
Efter lönen är godkänd.