Översikt
Med PAXml-exporten kan du skicka arbetstider och personal från Timecheck till Fortnox Lön, så att du slipper skriva in dem för hand.
Tiderna gäller timavlönade. Månadsavlönade tas inte med i tidsexporten, eftersom Fortnox hämtar deras lön från personalregistret.
⚠️ Viktigt: När du läser in personalfilen skriver Fortnox över uppgifter som redan finns för personen. Kontrollera att uppgifterna i Timecheck är rätta innan du läser in filen.
⚠️ Filerna innehåller personuppgifter, till exempel personnummer, adress och bankkonto. Förvara dem säkert och radera dem när de är inlästa i Fortnox.
Innan du börjar
Alla som ska ingå ska ha ett anställningsnummer som stämmer med numret i Fortnox. Du ser numret i kolumnen A.nr under Personal i Timecheck. Är det fel ändrar du det under Personal → klicka på personen → Inställningar → Profil.
I Fortnox behöver de lönearter som används vara tillåtna för kalenderregistrering (Inställningar → Lönearter och koder → Tillåt kalenderregistrering: Ja).
Kontrollera att alla pass är avslutade i Timecheck. Pass som saknar sluttid tas inte med i filen.
1. Exportera tider
Gå till Tid och fliken Tider.
Välj den period du vill exportera.
Vill du bara exportera vissa pass, markera dem i listan först.
Klicka på ikonen för nedladdning uppe till höger.
Kontrollera datumen under Intervall.
Klicka på Tider (PAXml).
Filen laddas ner till din dator.
2. Exportera personal
Gå till Personal.
Vill du bara exportera vissa personer, markera dem i listan först.
Klicka på ikonen för nedladdning uppe till höger.
Klicka på Personalregister (PAXml).
Har du inte markerat någon exporteras hela personallistan, och knappen heter Personalregister (PAXml). Har du markerat personer visas antalet i stället, till exempel (1 valda).
Under samma ikon finns också Summering (XLSX) om du bara vill ha personallistan i Excel.
3. Läs in filerna i Fortnox Lön
Tider
Gå till Lön → Kalender i Fortnox.
Klicka på Importera löneunderlag.
Välj filen du laddade ner och bekräfta.
Personal
⚠️ Fortnox skriver över uppgifter som redan finns.
Har personen redan lön, anställningsform, skatt eller bankuppgifter i Fortnox ersätts de med uppgifterna i filen. Kontrollera därför att uppgifterna är rätta i både Timecheck och Fortnox innan du läser in personalfilen.
Kontrollera personalen i Fortnox efter inläsningen
Personer som inte redan finns i Fortnox läggs till, men uppgifterna är ofta ofullständiga. Gå igenom följande i Fortnox:
Lön: kontrollera att månadslön och timlön stämmer. Saknas lön i Timecheck kan värdet bli 0.
Anställningsform (till exempel provanställning eller tillsvidare).
Skattetabell och skattekolumn.
Bankuppgifter och adress, som kan saknas för vissa personer.
Rätta tider som redan är inlästa
Timecheck vet inte om en fil redan har lästs in i Fortnox. Om du behöver rätta något:
Ta först bort de tidigare inlästa raderna för personen och dagarna i Fortnox.
Markera bara den berörda personens pass och exportera perioden från Timecheck.
Läs in den nya filen i Fortnox.
⚠️ Läser du in samma period flera gånger riskerar tiderna att räknas dubbelt.
Vanliga frågor och problem
Någon saknas i filen
Månadsavlönade tas inte med i tidsexporten.
Kontrollera att personen har ett anställningsnummer.
Kontrollera att passet är avslutat.
Fortnox hittar inte personen
Kontrollera att anställningsnumret (A.nr) i Timecheck är samma som i Fortnox. Du ändrar det under Personal → klicka på personen → Inställningar → Profil.
Importen nekas i Fortnox
Kontrollera att lönearterna är tillåtna för kalenderregistrering.