Översikt
Arbetar du i schemat och vill förstå vad du kan göra där?
I schemavyn i Timetjek hittar du alla verktyg du behöver för att planera, justera och följa upp personalens arbetspass.
Den här guiden går igenom alla funktioner i schemat så du vet vad varje del används till.
Skapa och hantera arbetspass
I schemavyn kan du:
Skapa nya arbetspass
Ändra tider och dagar
Flytta pass mellan anställda
Ta bort eller justera befintliga pass
Kopiera pass
👉 Detta är grunden i schemaplaneringen och används dagligen.
Dra och släpp (drag & drop)
Du kan dra arbetspass direkt i schemat för att:
Flytta pass mellan dagar eller personal
Ändra tider snabbt
Justera schemat utan att behöva öppna varje pass
Tips: Använd drag & drop när du gör snabba ändringar – det sparar mycket tid.
När du släpper passet där du vill ha det så hamnar den som ett utkast i den nya rutan eller så visar den ett felmeddelande som nedan exempel ifall det är en konflikt:
Kopiera schema
Du kan kopiera scheman för att slippa skapa allt manuellt.
Det gör att du kan:
Återanvända tidigare veckor
Snabbt bygga upp en ny schemaperiod
Kopiera pass:
Du kan högerklicka ett pass och sedan klistra in i tomma fält.
Kopiera:
Klistra in:
Du kan även hålla inne ALT/cmd och klicka på tomt fält för klistra in ett pass.
Kopiera veckovis:
Kopiera funktionen fungerar som så att du väljer vilken vecka du ska kopiera genom att gå till veckan med höger och vänster pilarna där veckans datum står.
Sedan väljer du kopiera ikonen och då ska du komma till bilden nedan.
Här kan du välja vilka som ska få veckans schema kopierat till sig. Den mörkblåa veckan är den veckan du är på. Du kan även se veckan uppe till höger i rutan. Det är rekommenderat att ha säkert läge på för då kommer du inte åt schemat för veckorna som redan passerat.
Notera: Att dem veckorna som du väljer att kopiera till kommer då ersätta alla pass som redan finns där. Även om du kopierar tomma pass kommer de överskriva befintliga pass.
Kopiera specifika pass:
När du markerar pass så kan du klicka på kopiera knappen nere till höger och då får du upp rutan "Kopiera" och du kommer se fliken som heter "Markerade pass". Du kan sedan välja veckor och klicka på kopiera. Veckorna du har valt kommer då få passen som markerats.
Ändra ett arbetspass
Högerklickar och välj ändra (eller dubbelklickar passet) så får du en ruta där du kan direkt skräddarsy just det passet
Markera för borttagning
Gör som det låter. Markeras för borttagning, när du väljer publicera pass så kommer den försvinna. Om passet är opublicerad så tar markera ta bort funktionen väck den helt utan att man behöver publicera.
Dagsvy
Klicka på dagens datum för att visa en dagsvy med alla schemalagda pass.
Publicera schema
När schemat är klart kan du publicera det så att personalen ser det.
Publicerade pass blir synliga för anställda
Ej publicerade pass är endast synliga för administratörer
Viktigt:
Glöm inte att publicera schemat – annars ser inte personalen sina arbetspass.
Översikt och kostnader
I schemavyn får du:
Överblick över bemanning
Kontroll över vem som jobbar när
Indikation på personalkostnader
Vanliga problem och frågor
Jag ser inte ändringarna i schemat
Kontrollera att schemat är publicerat
Personal ser inte sina pass
Se till att du har publicerat schemat
Jag råkade ändra fel pass
Gå tillbaka till schemavyn, dubbelklicka eller högerklicka på passet och välj Ändra för att justera det.
Vanliga frågor
Måste jag publicera schemat varje gång?
Ja, ändringar syns först när schemat publiceras.
Kan jag kopiera hela scheman?
Ja, du kan kopiera tidigare veckor och använda som grund.
Går det att ändra pass snabbt?
Ja, använd drag & drop direkt i schemavyn.
Ikoner och vad de betyder
Visar arbetstid (exklusive rast) som den anställde blivit schemalagd under dagen.
Visar uppskattad arbetskostnad för anställd utifrån sin timlön/månadslön
inklusive semesterersättning och sociala avgifter. Kostnaden tar ej med
eventuellt OB- och övertidstillägg.
Betyder att den anställde önskar jobba (antingen del av dagen eller hela dagen).
Betyder att den anställde ej önskar jobba (antingen del av dagen eller hela
dagen).
Betyder att arbetspasset har en bestämd regel och förekommer begränsat antal
gånger i veckan och/eller per dag (för muspekaren över ikonen på arbetspasset i
schemat för mer information).
Betyder att personen har blivit tilldelad ett ledigt arbetspass (sms-pass) genom
att svara på kod som skickats ut via sms.
Betyder att det har skett ett byte mellan två anställda (för muspekaren över
ikonen på arbetspasset i schemat för mer information).
Betyder att en anställd vill ge bort ett arbetspass till en annan anställd (för
muspekaren över ikonen på arbetspasset i schemat för mer information).
Betyder att en anställd vill ta bort arbetspass (för muspekaren över ikonen på
arbetspasset i schemat för mer information).
Betyder att en anställd vill ta ett ledigt arbetspass (för muspekaren över ikonen
på arbetspasset i schemat för mer information).
Visar antal öppna arbetspass i aktuell schemavy.
Visar antal osedda publicerade arbetspass i aktuell schemavy.
Betyder att det finns en kommentar kopplad till denna dag (klicka på bubblan för
att se kommentaren).
Visas om det förekommer en avvikelse i form av sjukfrånvaro eller semester
under aktuell vecka vid schemaläggningen (för muspekaren över ikonen på
arbetspasset i schemat för mer information).
Ränder över ett arbetspass betyder att arbetspasset ej ännu blivit publicerat till
de anställda och syns därav ej på deras personalsida.
Personen har ej sett sina pass på personalsidan.
Personen har enbart sett några av alla sina pass på personalsidan.
Personen har sett alla sina pass på personalsidan.