Med funktionen för lediga pass får du ett kraftfullt verktyg för att effektivt planera, justera och kommunicera arbetspass – direkt i schemavyn.
Översikt
Har du pass i schemat som saknar personal?
Med lediga pass kan du:
Låta personalen själva ansöka om pass
Skicka ut lediga pass via SMS
Fylla luckor i schemat snabbare
När använder man detta
Använd lediga pass när du:
Har sjukfrånvaro eller avbokningar
Saknar personal på ett pass
Vill att personal själva ska ta extra pass
Behöver fylla pass snabbt utan att ringa runt
Hur gör man (som administratör)
Lediga pass kan du se under grupp och personal vy i översta sektionen i schemat och för Pass vy hittar du dem överst per sektion. Här kan du lägga till pass som redan finns, justera pass eller dela ut schema.
Skapa eller göra ett pass ledigt
Gå till Schema
Håll musen över rätt dag
Klicka på +
Skapa passet utan att tilldela en person
(eller ta bort befintlig person)
👉 Passet blir då ett ledigt pass
Viktigt
⚠️ Ansökan måste godkännas
→ Pass tilldelas inte automatiskt
⚠️ Ej tilldelade pass
→ Kräver manuell tilldelning
Flytta pass till lediga pass vid frånvaro
Anställd som har frånvaro under samma tillfälle som det finns ett pass kommer det ske en ”krock” för. Klicka på den röda triangeln med utropstecken på och välj sedan vilka pass som ska hamna på lediga pass eller kan du använda dig av drag & drop och flytta till en annan anställd. Klippet nedan visare ett exempel.
Klicka för att förstora
Inställningar:
För att personalen ska kunna se och ta pass måste inställningen för detta vara aktiverad.
Inställningar > Personal > Schema > "Tillåt att ta lediga arbetspass"
Aktivera "Lediga pass" och/eller "Ej tilldelade pass"
Ta lediga pass via personalsidan
Gå till ditt konto på Timetjek
Navigera till Schema → Lediga pass
Bläddra till rätt vecka och välj dagen med ledigt pass
Klicka på passet
Välj "Ansök om passet"
Skriv en kommentar och klicka på "check"-ikonen uppe till höger
Animationen nedan visar hur en anställd tar ett ledigt pass.
Klicka för att förstora
Notera: Administratören måste godkänna ifall anställd kan ta passet först innan dem får det. Detta görs via Förfrågningar.
SMS:ade pass
Notera: Den här funktionen kostar per SMS. Du behöver SMS-kredit för att skicka ut pass.
Lediga pass går att sms:a ut från schemat. För att göra detta : Högerklicka på ett ledigt pass. Du får då upp en ruta som i bilden nedan. Välj personal som ska ta emot passet via SMS och klicka sedan på "Skicka pass".
Dela ut flera pass samtidigt
Med Utdelning kan du:
Publicera ett grundpass
Ange antal platser
Låta flera ansöka
👉 Du väljer sedan vilka som får passen
Skapa en Utdelning för att enkelt kunna tillsätta flertalet anställda till ett och samma grundpass, utan att behöva publicera samma Lediga pass flera gånger. Bestäm vilket grundpass som publiceras, hur många platser som ska finnas tillgängligt samt vilka arbetsgrupper och/eller personal som ska kunna ansöka om det. Låt de anställda ansöka om grundpasset och välj vilka ni önskar dela ut det till.
Notera att ifall det kommer ut som Ej tilldelat så måste du lägga in personer på det passet manuell.
Vanliga problem och lösningar
Personal ser inga lediga pass
Kontrollera att inställningen är aktiverad
Ingen ansöker om pass
Kontrollera att rätt personal får tillgång
Ta bort och lägg till passet igen, ny notis går ut
Pass ligger kvar som ej tilldelat
Du måste själv välja person manuellt
Vanliga frågor
Måste jag godkänna alla pass?
Ja, ansökningar måste godkännas via Förfrågningar
Vad är skillnaden på ledigt pass och ej tilldelat pass?
Ledigt pass → personal kan ansöka
Ej tilldelat → du tilldelar manuellt
Kostar det att skicka ut pass?
Ja, via SMS kräver krediter. Via mail eller notis i appen kostar de inget.