Personalkort

För varje personal som läggs till i Timetjek skapas en specifik sida för personalen där all information om denne finns. Vi kallar denna sida för Personalkort och i denna artikel förklarar vi vad som hittas här. Du hittar den genom att klicka på Personal i huvudmenyn till vänster. Välj här vems personalkort du önskar se.

Översikt

Den första fliken man hamnar på under Personalkortet för specifik personal är Översikt. Här sammanfattas person- och löneuppgifter för den specifika anställde såsom arbetstider, lön och personalkostnader.

Notera att på här under översikt har vi valt att visa kontaktuppgifter för s.k. ICE (In Case of Emergency). Alltså kontaktuppgifter till närstående om något skulle hända på arbetsplatsen och du behöver få kontakt med anhörig.

Anteckningar

Under fliken Anteckningar du möjlighet att lägga till en anteckning som enbart syns på valt Personalkort och enbart för Administratörer. Anteckningarna syns inte för personalen, men kan skickas till valfri E-post om så önskas. De kan även laddas ned, redigeras och tas bort via knapparna på anteckningens högersida.

Schema

Under fliken Schema syns publicerat schema för vald personal. Du kan sortera på arbetsplatser och visa månadsvis i kalendervy eller listvy. Detta är ett bra sätt att få en övergripande bild av publicerat schema för enstaka personal. Du kan även exportera eller skriva ut specifikt schema via Exportera PDF eller Skriv ut för vald person och månad.

Tid

Under Tid sammanfattas tidsregistreringar för vald person och period. Du kan sortera på bland annat arbetsplatser och kostnadsställen samt sortera på status såsom Förfrågan, Glömt att stämpla ut och Slutförd.

Här kan ni också registrera tider manuellt via knappen Lägg till. Välj här om du ska registrera tiden helt manuellt eller om Timetjek ska hämta tiderna från schemat.

Slutligen kan ni även härifrån exportera underlag för Personalliggare, Tider & Summering.

Lönesedlar

Under fliken Lönesedlar visas samtliga lönesedlar som skapats för den specifika personen. Här visas lönesedlar efter valt kalenderår i en tabell. Genom knappen Visa kan man öppna vald lönesedel. Det går även att ladda ned lönesedeln som PDF.

Om en lönesedel är markerad med ett rött utropstecken till höger om knappvalen indikeras att lönesedeln är preliminär och inte godkänd. Om en lönesedel istället är markerad med en grön bock indikerar detta att lönesedeln är godkänd och låst. Om lönesedeln är godkänd och låst räknas den som utbetald och att personen har fått den publicerad på sin personalsida.

Semester

Underfliken Semester syns status på antalet innevarande semesterdagar. Överst ser du Återstående semesterdagar där det specificeras Betalda dagar, Obetalda dagar samt Sparade dagar. Dessa dagar kommer från föregående semesterår (intjänandeår). Det är även här man registrerar semesterdagar till personal. Detta görs genom att klicka på den blå knappen Lägg till eller Kvarvarande dagar.

Under detta ser man aktuella värden för Återstående semesterlön. Här visas semesterdaglön och semestertillägg per dag, som tjänats in under föregående semesterår (intjänandeår).

Notera att semesterlön i systemet idag är brutet från ett kalenderår och här används perioden 1 april tom 31 mars för både intjänandeår (året då semesterlön tjänas in) och semesterår (året då semesterdagarna nyttjas).

Frånvaro

Under fliken Frånvaro syns registrerad frånvaro i en tabell för valt kalenderår. Det är också under denna flik som du registrerar frånvaro till lönehanteringen. För att registrera ny frånvaro klickar du på knappen Lägg till. Då hamnar du på en ny sida där valmöjlighet finns att registrera följande frånvarotyper;

När du valt typ av frånvaro behöver du komplettera med vilka datum frånvaron avser i kalendern på högersidan, ersättningsnivå i procent samt antal frånvarotimmar. Du kan välja att ange timmarna manuellt, eller hämta uppgifterna direkt från schemat i Timetjek. För att detta skall fungera behöver frånvaron redan vara registrerad. Notera att du vid sjukfrånvaro håller koll på karensavdraget!

Avsluta genom att klicka på knappen Spara uppe till höger.

Tillägg

På underfliken Tillägg finns funktionalitet för att lägga till eller ta bort specifika värden på lönesedel under vald utbetalningsmånad. Tilläggsregistreringar sammanfattas i en tabell efter kalenderår och för att göra en ny registrering klickar man på den blå knappen Lägg till.

Vid registrering av tillägg finns möjlighet att själv beskriva tillägget samt ange ifall det ska registreras som brutto- eller nettolön. Det går även att ta bort värde från en lönesedel genom att välja Avdrag. Ett antal förinställda tilläggsregistreringar i systemet finns enligt nedan:

När tilläggsvalet är gjort, gå vidare med att fylla i beloppet, om tillägget är Semestergrundande eller ej samt utbetalningsmånad. När du är klar med underlaget, klickar du på knappen Spara.

Inställningar

Sista underfliken i Personalkortet är Inställningar. Här finns nödvändiga inställningar för person-, lön- och anställningsuppgifter. När man klickar på Inställningar visas en ny meny på höger sida för att navigera kring de olika valen av inställningar:

Profil - Här redigerar du person- och bankuppgifter.
Arbetsplatser - Här lägger du till/tar bort vilka arbetsplatser som vald personal skall arbeta på och vilken grupp den tillhör på respektive arbetsplats.
Anställning - Här skapar/redigerar du en anställning och även avslutar befintlig anställning. Du ser här vilken anställningstyp personen har i dagsläget.
Semester - Här syns inställningar för semester enligt den semestertyp som gäller enligt anställning.
Anställningsavtal - Här skapar du ett anställningsavtal.
Arbetsgivarintyg - Här skapar du ett arbetsgivarintyg.
Ingångsvärden - Här ges möjlighet att fylla i ingångsvärden för ackumulerad bruttolön, skatt och förmåner innan personal lades till i Timetjek. Du kan här redigera och spara de nya värdena.
Inaktivera konto - Här kan du stänga av personalens möjlighet att logga in på sin personalsida och registrera tider från och med valt Inaktiveringsdatum. Inaktiverat konto sparas och kan återaktiveras via Personal > Tidigare personal
Slutligen kan du här även som administratör Skicka välkomstmejl med information om hur den anställde loggar in på sin personalsida. Detta mail skickas automatiskt vid registrering, men i de fall den anställde inte mottog mailet kan det alltså skickas om härifrån.