Vill du få bättre kontroll över bemanningen, minska administrationen och samtidigt ge personalen större flexibilitet? Med Timetjeks funktion för lediga pass får du ett kraftfullt verktyg för att effektivt planera, justera och kommunicera arbetspass – direkt i schemavyn.
Oavsett om du vill lägga till nya pass, hantera frånvaro, dela ut schema till flera samtidigt eller låta personalen själva ansöka om pass – så finns allt samlat på ett och samma ställe. Du kan till och med skicka ut pass via SMS för snabb respons!
Genom att aktivera rätt inställningar och använda smarta funktioner som utdelning och förfrågningar, skapar du ett mer dynamiskt och självgående arbetssätt där både du och personalen sparar tid.
Lediga pass kan du se under grupp och personal vy i översta sektionen i schemat och för Pass vy hittar du dem överst per sektion. Här kan du lägga till pass som redan finns, justera pass eller dela ut schema.
Håll musen över dagen du vill lägga till passet på och klicka på plustecknet. (För att läsa mer om detta se sektionen: Passvy/Grupp vy/Personal vy)
Lediga grundpass i samband med frånvaro:
Anställd som har frånvaro under samma tillfälle som det finns ett pass kommer det ske en ”krock” för. Klicka på den röda triangeln med utropstecken på och välj sedan vilka pass som ska hamna på lediga pass. Klippet nedan visare ett exempel.
Klicka för att förstora
Inställningar:
För att personalen ska kunna se och ta pass måste inställningen för detta vara aktiverad.
Inställningar > Personal > Schema > "Tillåt att ta lediga arbetspass"
Aktivera "Lediga pass" och/eller "Ej tilldelade pass"
Ta lediga pass personalsidan:
Om personal vill ta ett ledigt pass så går dem sitt konto på Timetjek > Schema > Lediga pass > Kollar igenom vilken vecka som har ledigt pass och väljer dagen som har ledigt pass > Klicka in på passet > Välj "Ansök om passet" > Skriv sedan en kommentar och klicka på "check" ikonen uppe till höger.
I bildspelet under ser du hur personal gör för att ta ett ledigt pass.
Klicka för att förstora
Notera: Administratören måste godkänna ifall anställd kan ta passet först innan dem får det. Detta görs via Förfrågningar.
SMS:ade pass
Notera att den här funktionen kostar per pass. SMS-kredit behövs för det !
Lediga pass går att sms:a ut från schemat. För att göra detta : Högerklicka ett ledigt pass och välj SMS:a pass.
Då bör du få upp en mindre ruta som i bilden nedan. Välj sedan personal som ska ta emot pass på sms och sedan "Skicka pass". Har du inte SMS-kredit kommer du få ett felmeddelande som säger att du inte har tillräckligt med SMS-kredit.
Dela ut schema
Skapa en Utdelning för att enkelt kunna tillsätta flertalet anställda till ett och samma grundpass, utan att behöva publicera samma Lediga pass flera gånger. Bestäm vilket grundpass som publiceras, hur många platser som ska finnas tillgängligt samt vilka arbetsgrupper och/eller personal som ska kunna ansöka om det. Låt de anställda ansöka om grundpasset och välj vilka ni önskar dela ut det till.
Notera att ifall det kommer ut som Ej tilldelat så måste du lägga in personer på det passet manuell.