Som administratör i Timetjek finns flera viktiga funktioner samlade under Inställningar. Här konfigurerar du grunden för hur systemet fungerar – från arbetsplatser och schema till lön, semester, OB och integrationer.
För att öppna Inställningar klickar du på kugghjulsikonen uppe till höger, bredvid ert företagsnamn.
Denna guide går igenom samtliga undersidor.
Allmänt
Översikt
Inställningar → Allmänt → Översikt
Här visas en sammanfattning av:
Företagsnamn
Organisationsnummer
Grundläggande löneregler
Registrerade arbetsplatser
För varje arbetsplats visas även:
Arbetsplats-ID
Lösenord
Dessa uppgifter används för att logga in på Stämpelklockan via:
👉 https://clock2.timetjek.com
Detta är alltså den sida du använder för att hitta inloggningsuppgifter till er stämpelklocka.
Företagsuppgifter
Här hanterar du företagets grundläggande information.
Du kan:
Uppdatera företagsuppgifter
Ladda upp logotyp (visas på lönespecifikationer och avtal)
Ladda upp bilagor till Anställningsavtal
Aktivera kollektivavtal
Ange Fora-anslutning
Ange Svenskt Näringsliv-anslutning
Fyll i uppgifter för Arbetsgivarintyg.nu
Kollektivavtal
Om ert företag är anslutet till kollektivavtal och detta aktiveras här:
OB-tillägg följer automatiskt avtalet
Minimilöner hanteras enligt avtalet
Semester- och tilläggsregler justeras korrekt
Följande kollektivavtal stöds:
Visita & HRF – Gröna Riksavtalet
Visita & HRF – Hängavtalet Visita
Almega Tjänsteförbunden – Serviceentreprenad
Arbetsplatser
Här hanterar du företagets olika enheter.
Du kan:
Lägga till nya arbetsplatser
Redigera befintliga
Ta bort arbetsplats (endast om ingen personal eller tider är kopplade)
Varje arbetsplats har eget:
Arbetsplats-ID
Lösenord
Schema
Personal (personal kan vara knutna till en eller flera arbetsplatser)
Kostnadsställen
Kostnadsställen används för att fördela arbetstid och kostnader internt.
Du anger:
Namn
Kopplad arbetsplats
Eventuellt kopplat försäljningsställe
Används främst för uppföljning och ekonomisk analys.
Försäljningsställen
Här bestämmer du hur försäljningsdata registreras.
Du kan:
Skapa försäljningsställen
Koppla dem till arbetsplatser
Välja manuell registrering eller kassaintegration
Försäljningsdata kan sedan följas under Ekonomi → Data.
Administratörskonton
Här hanterar du:
Vilka administratörer som finns
Deras behörigheter
Vilka arbetsplatser de får tillgång till
Behörigheter kan anpassas per arbetsplats.
Notiser
Här styr du vilka notiser som skickas till:
Administratörer
Personal
Du kan välja leverans via:
Timetjek
E-post
Kom ihåg att klicka Spara.
Exportera företagsdata (GDPR)
Via knappen Exportera all företagsdata kan företagsägaren skapa en komplett export av all data i kontot.
Detta är särskilt viktigt om ni planerar att avsluta ert konto.
Så fungerar exporten:
Klicka på Exportera all företagsdata
Skapa ett obligatoriskt lösenord i popup-rutan
Bekräfta genom att klicka på Export
Systemet skapar då:
Alla tillgängliga rapporter
I XLSX-format
Komprimerade i en lösenordsskyddad ZIP-fil
Exporten:
Är nedladdningsbar i 48 timmar
Skickas som notis via e-post när den är klar
Är endast tillgänglig för företagsägaren
Efter avslutat konto raderas data enligt GDPR.
Tid
Tidsregistrering
Här anpassar du:
Stämpelklockans funktioner
Personalliggare
Pinkodskrav
Registreringsinställningar
Tidskorrigering
Du kan aktivera:
Manuell korrigering (max 30 min)
Automatisk avrundning (5 min – 1 timme)
Kombination av båda
Används för att hantera mindre tidsavvikelser.
Rast
Du kan välja:
Rast vid utstämpling
Rast under pågående pass
Rast enligt schema
Automatisk rast efter viss arbetstid
Observera att vissa funktioner inte kan kombineras.
Schema
Schemadiff
Här styr du:
Minsta tidsavvikelse som visas (5–30 min)
Obligatorisk kommentar vid större diff
In-/utcheckningsfönster (upp till 30 min)
Personal
Schema
Du kan styra om personal får:
Se endast sitt schema
Se hela arbetsplatsens schema
Byta, ge bort eller ta över pass
Alla ändringar kräver administratörens godkännande.
Tillåt att ta lediga arbetspass
Du kan aktivera att personal får se:
Lediga pass
Ej tilldelade arbetspass
De kan ansöka om dessa via sin personalsida.
Du som administratör måste godkänna eller neka innan passet tilldelas.
Kostavdrag
Här hanterar du kostförmåner.
Du ställer in:
Typ av måltid
Manuell eller automatisk registrering
Eventuell minsta arbetstid
Förmånsvärde
Hur avdrag sker (nettodragning eller kontant)
Observera att kostförmåner är skattepliktiga enligt Skatteverket.
Lön
Löneregler
Ange:
Löneperiod
Utbetalningsmånad
Bankfilformat
Bankfilen kan laddas upp direkt i er internetbank.
Semesterlön
Här ställer du in:
Procentregeln
Sammalöneregeln
Semesterersättning
Systemet stödjer både procentbaserad och fast semesterberäkning.
Arbetstid
Ange:
Heltidsmått
Metod för omräkning till timlön
Om arbetade timmar ska visas på lönespecifikation
Bokföringskonton
Koppla lönearter till bokföringskonton.
Egna konton kan anges manuellt.
OB-tillägg
Skapa egna OB-kategorier eller använd kollektivavtalets nivåer.
Du anger:
Tider
Belopp (kr eller %)
Påföljande dag
Halvtimmesregel
Extra ledighetsdagar
Funktionen Extra ledighetsdagar används för att hantera intjänande av extra ledighet i enlighet med Visita/HRFs kollektivavtal.
Om funktionen aktiveras kan anställda tjäna in extra ledighetsdagar, förutsatt att de inte är anställda vid behov (timanställda vid behov omfattas inte).
Aktivera funktionen
Steg 1 – Företagsnivå
Aktivera först funktionen via:
Inställningar → (Lön) → Extra ledighetsdagar
När funktionen är aktiverad börjar systemet beräkna intjänande enligt reglerna.
Steg 2 – Aktivera på anställd
Efter att funktionen aktiverats på företagsnivå behöver du aktivera den per anställd:
Personal → [Välj anställd] → Inställningar → Anställning → Övrigt
Där markerar du att den anställde omfattas av extra ledighetsdagar.
Hur tjänas extra ledighetsdagar in?
I tabellen på sidan visas vilka kriterier som gäller för att en extra ledighetsdag ska tjänas in.
Förklaring av begrepp:
Arbetar
Tidsregistrering finns på dagen.
Ordinarie ledighetsdag
Ledig tid eller ej schemalagd dag (vanligtvis lördag eller söndag).
Semester
Semesterregistrering finns på dagen.
Viktigt att känna till
Om annan frånvaro än semester är registrerad på aktuell helgdag tjänas ingen extra ledighetsdag in.
Systemet beräknar detta automatiskt enligt kollektivavtalets regler.
Endast anställda som omfattas av avtalet och är korrekt inställda på sin anställning omfattas av funktionen.
PRO-tillägg (Timetjek PRO)
Utebliven instämpling
Skicka automatiska påminnelser om personal inte stämplar in enligt schema.
Du kan ställa in:
När varning skickas (10–30 min)
Kanal (SMS, notis, e-post)
Antal påminnelser (upp till 3)
SMS kräver SMS-krediter (0,59 kr/SMS).
Integrationer
Timetjek kan integreras med:
Ancon
ES Kassasystem
Onslip
Trivec
WEIQ
TruePOS
Heynow
Fortnox
Spiris (tidigare Visma)
Försäljningsdata hämtas till Ekonomi → Data.
Bokföringsunderlag skickas till Fortnox alt Spiris (visma) via Underlag → Bokföring.