Inställningar – Lön
Under Inställningar → Lön konfigurerar du företagets lönehantering.
Här ställer du in allt från löneperioder och semesterregler till bokföringskonton och OB-tillägg.
Det är viktigt att dessa inställningar är korrekt uppsatta innan ni börjar skapa löner.
Löneregler
Via:
Inställningar → Lön → Löneregler
ställer du in företagets grundläggande löneinställningar.
Här kan du:
Ange er löneperiod och utbetalningsdag
Välja vilken utbetalningsmånad som gäller för tim- och månadsavlönade:
Samma månad (som löneperiod)
Månaden efter (vald löneperiod)
(gäller både tim- och månadsavlönade. Observera att samma månad för timavlönade är endast möjlig vid bruten löneperiod, ej Kalendermånad)
Bankfil
Du kan även välja vilket filformat som ska användas vid export av bankfil.
Den exporterade filen kan sedan laddas upp direkt i er internetbank för att genomföra löneutbetalningar till personalen.
Semesterlön
Via:
Inställningar → Lön → Semesterlön
anger du företagets regler för semesterberäkning.
Vi rekommenderar att du klickar på Vad säger lagen? innan du gör ändringar, för att säkerställa att inställningarna följer semesterlagen.
Procentregeln
Här ställer du in regler för personal som tjänar in semester enligt procentregeln.
Semesterlönen beräknas då som en viss procent av den totala intjänade lönen under intjänandeåret.
Du anger:
Hur stor procentandel som ska gälla
Hur frånvaro ska värderas
Om semestergrundande frånvaro ska baseras på:
Aktuell timlön
Genomsnittlig timlön
Sammalöneregeln
För personal som omfattas av sammalöneregeln gäller vanligtvis:
4,6 % av månadslönen (standardinställning i Timetjek)
Ett fast tillägg per semesterdag (vanligtvis 0,43 % eller 0,8 %)
Om rörliga lönedelar förekommer kan du här även ange hur stor andel som ska betalas ut årligen.
Semesterersättning
Längst ner anger du hur många procent av bruttolönen som ska betalas ut som semesterersättning.
Denna inställning gäller för anställda med semestertyp:
Semesterersättning
Ackumulerad semesterersättning
Dessa anställda tjänar inte in semesterdagar, utan får ersättning utbetald löpande — vanligt för timavlönade.
Arbetstid
Via:
Inställningar → Lön → Arbetstid
anger du hur Timetjek ska beräkna lön vid exempelvis:
VAB
Sjukfrånvaro
Löneavdrag
Grundinställningar
Börja med att ange:
Arbetstid per vecka (heltid)
Arbetstid per månad (heltid)
Systemet använder dessa uppgifter för att kunna räkna om månadslön till timlön vid behov.
Uträkning av timlön
Välj vilken metod Timetjek ska använda vid omräkning av timlön.
Se alternativen under Välj alternativ för uträkning av timlön och välj det som passar er verksamhet.
Observera att metod för uträkning av timlön ibland styrs av kollektivavtal. Något Timetjek tar hänsyn till och väljer då automatiskt.
Bokföringskonton
Via:
Inställningar → Lön → Bokföringskonton
hanterar du kopplingen mellan lönearter och bokföringskonton.
Här finns två sektioner:
Standardkonton
Konton för tjänstemän, kollektivanställda och företagsledare
Om ni använder egna bokföringskonton kan du ange dessa manuellt under Eget konto.
Kom ihåg att klicka på Spara uppe till höger om du gör ändringar.
OBS, När ni skapar och låser löner skapas bokföringsunderlaget efter de bokföringskontoinställningar ni har. Ändrar ni konto måste ni skapa om aktuella löner och sen låsa månaden igen för korrekta bokförings konto skall träda i kraft.
OB-tillägg
Via:
Inställningar → Lön → OB-tillägg
kan du skapa och hantera egna OB-kategorier med en eller flera regler.
På översiktssidan ser du:
Befintliga OB-regler
Möjlighet att redigera (gul knapp)
Möjlighet att ta bort (röd knapp)
Knappen Lägg till kategori
Lägg till OB-kategori
Steg 1 – Aktivera & namnge kategori
Aktivera funktionen för OB, klicka på Aktivera
Klicka på Lägg till kategori
Ange ett namn
Klicka på Lägg till
Steg 2 – Ställ in regler
När kategorin är skapad kan du skapa regler med följande:
Tider för OB på:
Specifika dagar (vardagar, röda dagar eller högtider)
Del av dygn eller intervall
Eventuell avrundning
Belopp per tillägg (fast värde eller procent av timlön)
Påföljande dag
Om ett arbetspass avslutas dagen efter starttid markeras detta med ett "måntecken"
Kollektivavtal
Observera att om ert företag är anslutet till ett kollektivavtal och detta är aktiverat under Företagsinställningar i Timetjek, kommer OB-tilläggen automatiskt att följa de nivåer och regler som gäller enligt det aktuella kollektivavtalet.
Det innebär att du inte behöver lägga in OB-värden manuellt – systemet hanterar detta enligt avtalet.
När inställningarna är klara klickar du på Spara.
Den nya OB-kategorin kan nu kopplas till vald personal och användas vid löneberäkning.
Extra ledighetsdagar
Funktionen Extra ledighetsdagar används för att hantera intjänande av extra ledighet i enlighet med Visita/HRFs kollektivavtal.
Om funktionen aktiveras kan anställda tjäna in extra ledighetsdagar, förutsatt att de inte är anställda vid behov (timanställda vid behov omfattas inte).
Aktivera funktionen
Steg 1 – Företagsnivå
Aktivera först funktionen via:
Inställningar → (Lön) → Extra ledighetsdagar
När funktionen är aktiverad börjar systemet beräkna intjänande enligt reglerna.
Steg 2 – Aktivera på anställd
Efter att funktionen aktiverats på företagsnivå behöver du aktivera den per anställd:
Personal → [Välj anställd] → Inställningar → Anställning → Övrigt
Där markerar du att den anställde omfattas av extra ledighetsdagar.
Hur tjänas extra ledighetsdagar in?
I tabellen på sidan visas vilka kriterier som gäller för att en extra ledighetsdag ska tjänas in.
Förklaring av begrepp:
Arbetar
Tidsregistrering finns på dagen.
Ordinarie ledighetsdag
Ledig tid eller ej schemalagd dag (vanligtvis lördag eller söndag).
Semester
Semesterregistrering finns på dagen.
Viktigt att känna till
Om annan frånvaro än semester är registrerad på aktuell helgdag tjänas ingen extra ledighetsdag in.
Systemet beräknar detta automatiskt enligt kollektivavtalets regler.
Endast anställda som omfattas av avtalet och är korrekt inställda på sin anställning omfattas av funktionen.
Om man är ledig på en dag där man tjänar in Extra ledighetsdag skall man lägga in frånvaro för denna dag på den anställda. Frånvaro typen skall vara Betald helgledighet med 100% ersättning.